Como Configurar Nibo via WhatsApp Web
O que é o Nibo via WhatsApp Web?
O Nibo via WhatsApp Web é mais uma solução do Ecossistema Nibo para alavancar as entregas do seu escritório. Focado na comunicação, a ferramenta traz ainda mais agilidade e assertividade na troca de mensagens com o cliente. Dentre as novidades, o Nibo via WhatsApp Web possibilita o envio do link do protocolo direto para o WhatsApp do seu cliente.
Como fazer a conexão?
Para realizar a conexão do WhatsApp à ferramenta é um caminho bem simples e intuitivo. O primeiro passo é clicar no ícone de telefone no canto superior direito, que estará presente em todas as telas do Nibo Obrigações Plus.
Em seguida, abrirá as seguintes telas:
Ao clicar em “Começar a usar”, aparecerá o QR Code, após alguns instantes. A partir dessa etapa, a conexão funciona como no método convencional:
- Abra o WhatsApp no seu celular;
- Se for Android, clique em “Mais opções”. Em caso de IOS, clique em “Configurações”;
- Toque em “Dispositivos conectados” e depois em “Conectar dispositivos”;
- Escaneie o QR Code na ferramenta para confirmar.
Pronto! WhatsApp conectado!
⚠️ Importante: Para uma conexão mais fluida, é recomendável que apenas uma pessoa do escritório fique responsável pelo fluxo em casos futuros de desconexão.
Como desfazer a conexão do WhatsApp?
Para desfazer a conexão do WhatsApp, basta clicar no ícone de telefone no canto superior direito da tela, e clicar em “Desconectar”:
Na sequência, aparecerá mais um campo de validação, bastando clicar em “Confirmar”:
⚠️ Importante: Ao desconectar o WhatsApp no Nibo, também desconecta
no celular, mas, não exclui do “Dispositivos Conectados”, que refere-se a dispositivos que já fizeram a conexão àquele WhatsApp em algum momento.
Como cadastrar o número de WhatsApp dos meus clientes?
Para cadastrar o número de telefone no contato do cliente, basta se direcionar para o módulo de “Clientes”, no menu lateral esquerdo e posteriormente clicar na aba de “Contatos” à direita.
Na nova tela, clique no lápis de edição ao lado direito do contato que deseja configurar, e insira o número do cliente no campo “WhatsApp”. Salvando este número atrelado ao seu cliente, os próximos chamados que este realizar via WhatsApp já serão identificados pelo sistema.
Como usar Nibo via WhatsApp Web?
Como iniciar um atendimento no Nibo via WhatsApp Web?
Para iniciar um novo atendimento via WhatsApp, você deve acessar o Nibo Contador, e em seguida, clicar no módulo de “Relacionamento”, “Atendimento” e por fim, clicar em “+ Novo atendimento”.
Para clientes:
Em seguida, selecione a aba “Cliente”, após, preencha os campos obrigatórios como “Cliente”, “Contato”, “Tipo de atendimento”, “Assunto” e “Responsável” para seguir para a mensagem de abertura.
Após isso, você deve selecionar o botão “Iniciar conversa via WhatsApp” e, na sequência, escrever a mensagem que será enviada ao seu cliente.
Para prospects:
Em seguida, selecione a aba “Prospect”, após, preencha os campos obrigatórios como “Prospect”, “Tipo de atendimento”, “Assunto” e “Responsável” para seguir para a mensagem de abertura.
Após isso, você deve selecionar o botão “Iniciar conversa via WhatsApp” e, na sequência, escrever a mensagem que será enviada ao seu cliente.
Como alterar assunto e o tipo de atendimento no Nibo via WhatsApp Web?
Para alterar o tipo e o assunto de um atendimento específico, basta se direcionar para a aba de "Relacionamento”, localizado no menu lateral esquerdo, e localizar o atendimento que deseja. Na nova janela, clique em “Alterar” ao lado de “Informações” e edite as informações conforme desejar.
Como alterar a responsabilidade de um atendimento via WhatsApp?
Para alterar o responsável por um atendimento específico, basta se direcionar para a aba de "Relacionamento”, localizado no menu lateral esquerdo, e localizar o atendimento em que deseja. Na nova janela clique em “Alterar” ao lado de “Responsável” e edite o campo.
Como alterar o cliente em atendimento através do Nibo via WhatsApp Web?
Para alterar o cliente, empresa ou contato de um atendimento específico, basta se direcionar para a aba de "Relacionamento”, localizado no menu lateral esquerdo, e localizar o atendimento em que deseja. Na nova janela clique em “Alterar” ao lado de “Cliente” e edite as informações conforme sua demanda.
Como as conversas do Nibo via WhatsApp Web são encerradas?
Conversas via WhatsApp são encerradas devido aos seguintes motivos:
Comando do responsável do atendimento: Caso o responsável por aquele chamado finalize a conversa, clicando em “Encerrar conversa via WhatsApp” ou alterando o status para “Concluído”.
Resposta do cliente via Nibo Empresa: Caso o cliente do atendimento em questão passe a interagir com o escritório pelo Nibo Empresa. Após isso, as trocas ficarão disponíveis apenas via Nibo Empresa e não mais pelo WhatsApp, e aparecerá uma mensagem do sistema e um link de redirecionamento da conversa.
Não há encerramento automático de uma conversa por inativação do cliente.
Como gravar áudios em atendimentos no Nibo via WhatsApp Web?
Para gravar áudios em um atendimento via WhatsApp, você deve acessar o Nibo Contador e em seguida clicar em “Relacionamento”, “Atendimento” e por fim, clicar sobre o atendimento desejado.
Na nova tela, clique no ícone de microfone ao lado direito da barra de mensagem.
Assim que terminar de gravar a mensagem desejada, basta clicar no ícone de ”aviãozinho”.
E caso deseje excluir o áudio, basta clicar no ícone de lixeira ao lado.
Como anexar arquivos em atendimentos do Nibo via WhatsApp Web?
Para inserir arquivos em um atendimento via WhatsApp, você deve acessar o Nibo Contador e em seguida clicar em “Relacionamento”, “Atendimento” e por fim, clicar sobre o atendimento desejado.
Na nova tela, clique no ícone de clips ao lado esquerdo da barra de mensagem para anexar arquivos.
⚠️ Importante: Não há limitações no envio de arquivos.
Como inserir comentários internos?
Para inserir arquivos em um atendimento via WhatsApp, você deve acessar Nibo Contador e em seguida clicar em “Relacionamento”, “Atendimento” e por fim, clicar sobre o atendimento desejado.
Na nova tela, clique em “Comentário interno” e você perceberá que o sistema irá apresentar uma caixa de pesquisa na cor amarela para que você possa inserir uma mensagem que apenas os colaboradores do escritório poderão visualizar.
Edição e exclusão de mensagens
Pelo cliente
O cliente pode editar mensagens enviadas ao contador. A mensagem editada permanece visível para o contador, com a indicação de que foi alterada e o horário da edição.
O cliente também pode excluir mensagens enviadas ao contador. Para isso, basta pressionar a mensagem e selecionar Apagar.
Após a exclusão, o contador visualiza o aviso de que a mensagem foi excluída.
Pelo contador (Nibo WhatsApp Web)
O contador pode editar e excluir mensagens enviadas diretamente pelo Nibo WhatsApp Web, sem a necessidade de utilizar o aplicativo do WhatsApp no celular.
Editar mensagem
Para editar uma mensagem enviada:
Localize a mensagem no chat.
Clique no menu de ações (três pontos).
Selecione Editar.
O sistema exibirá o texto original no campo de digitação.
Realize as alterações necessárias.
Clique no botão de confirmação (✔) para salvar.
⚠️ Importante: Apenas o remetente original pode editar a mensagem. A edição está disponível por até 15 minutos após o envio. Após esse período, a opção Editar deixa de ser exibida. Depois de editada, a mensagem permanece no chat com a indicação Editada e o horário da alteração.
Excluir mensagem
Para excluir uma ou mais mensagens:
Localize a mensagem no chat.
Clique no menu de ações (três pontos).
Selecione Excluir (ícone de lixeira).
O sistema entrará no modo de seleção, exibindo caixas de seleção ao lado das mensagens elegíveis, com a mensagem de origem já marcada.
Selecione as demais mensagens que deseja excluir.
Acompanhe a quantidade de mensagens selecionadas no rodapé.
Clique em Excluir e confirme a ação no modal exibido.
⚠️ Importante: Apenas o remetente original pode excluir a mensagem. A exclusão é sempre realizada para todos os participantes da conversa. Não existe a opção de excluir apenas para o próprio remetente. A ação está disponível por até 60 horas (2 dias e 12 horas) após o envio. Após esse prazo, a opção Excluir deixa de ser exibida. No Nibo, o conteúdo da mensagem é substituído pelo aviso "Mensagem excluída [data] às [hora]". No WhatsApp do cliente, é exibida a mensagem padrão da Meta: "Esta mensagem foi apagada".
⚠️ Atenção: Edições e exclusões realizadas diretamente no aplicativo móvel do WhatsApp não são sincronizadas com o Nibo WhatsApp Web.
IA para melhorar as mensagens
O Nibo via WhatsApp Web permite que você utilize IA como recurso para melhorar ainda mais seus atendimentos.
O Contador pode alterar o “tom de voz”, tornando a mensagem mais casual, mais séria ou mais amigável. Além disso, a IA possiblita alterar a extensão da mensagem, tornando-a mais curta ou mais longa, e, por fim, é capaz de fazer correções ortográficas.
Para isso, basta clicar na “varinha mágica” ao lado da caixa de mensagem.
⚠️ Importante: Para habilitar a IA no atendimento, é preciso que tenha algo escrito na caixa de mensagem.
Como Habilitar/Desabilitar o envio de notificação do protocolo via WhatsApp?
O Nibo via WhatsApp Web permite enviar o link do protocolo ao cliente pelo WhatsApp.
Para ativar a funcionalidade, acesse Configurações → Avançado → Funcionalidades e habilite o painel Protocolo por WhatsApp.
⚠️ Importante: Para ativar as notificações de protocolo, é necessário conectar o WhatsApp antes de habilitar a funcionalidade.
Após a ativação, clique em + Selecionar clientes e escolha quais clientes receberão as notificações de protocolo via WhatsApp.
⚠️ Importante: O Nibo apenas RECOMENDA um limite de seleção de 30 clientes, caso o contador opte por mais clientes, não haverá qualquer bloqueio.
⚠️ Atenção: As regras de permissionamento de contatos, envio de documentos, portal deslogado, entre outras NÃO sofrerão qualquer alteração devido a esse novo canal de notificações. As parametrizações preestabelecidas seguirão valendo normalmente.
Módulo de Atendimento desabilitado
As notificações de protocolo funcionam de forma independente do módulo de Atendimento. Portanto, é possível habilitar o envio das notificações sem ativar esse módulo.
Módulo de Atendimento habilitado
Quando o módulo de Atendimento estiver habilitado, o comportamento seguirá o fluxo atual:
Se houver uma conversa aberta, a mensagem será adicionada à conversa existente.
Se não houver uma conversa aberta, um novo atendimento será criado automaticamente.
Como fazer o envio do protocolo através do Nibo via WhatsApp Web?
Após habilitar o envio, basta protocolar o documento na tela de conferência e pronto! Seguindo exatamente o procedimento anterior de protocolo, visto que as regras anteriores do sistema seguem inalteradas.
Agora, além de receber a notificação via portal do cliente/aplicativo e E-mail, o seu cliente receberá também via WhatsApp.
Status da Notificação de Protocolo
Seguindo a lógica de rastreabilidade do protocolo, o usuário poderá visualizar se o protocolo foi entregue e visto pelo cliente, sendo informado também da data e hora de ação. Basta ir na tela de “Protocolos”, selecionar o protocolo, abrindo o modal de detalhes do protocolo, que deseja visualizar as respectivas informações.
⚠️ Importante: Se o cliente tiver desabilitado o “visto por último” e a visualização, o rastreio de ambas fica impossibilitado.