Neste artigo, você aprenderá como usar as regras de conciliação para que o Nibo preencha sozinho as transações que se repetem no seu extrato.
A conciliação do Nibo já traz várias ajudas para acelerar o seu trabalho: ela sugere lançamentos que você já cadastrou, aprende com as conciliações anteriores e sugere categorias com Inteligência Artificial. Mesmo assim, algumas situações se repetem todo mês e seguem um padrão que só você conhece, como por exemplo:
Tarifas bancárias: se a descrição contém "TARIFA", o Nibo preenche a categoria de tarifas bancárias.
Fornecedor com várias filiais: se o CNPJ começa com os números que você definir, o contato preenchido no Nibo pode ser sempre o mesmo.
Aplicações e resgates: se a descrição contém "APLICACAO", o Nibo trata a movimentação como transferência para a conta que desejar.
Para esses e outros tantos casos, agora você pode criar regras de conciliação e deixar o processo ainda mais rápido. Você define uma vez como o Nibo deve preencher aquelas transações, e elas já chegam prontas na conciliação para você só conferir.
Neste artigo:
Como acessar as regras de conciliação
Como criar uma regra
Como criar uma regra a partir de uma transação
Como editar, excluir e reordenar regras
Como identificar uma regra aplicada na conciliação
Perguntas frequentes
Como acessar as regras de conciliação
Acesse Gestão Financeira > Contas & Extratos.
Abra a conciliação de uma conta (manual ou em lote).
Na barra de opções da tela, clique em Regras de conciliação.
A tela de regras abre no lugar da conciliação. Para voltar, clique em Voltar para a conciliação, no topo.
As regras ficam separadas em três abas: Recebimento, Pagamento e Transferência. Em cada aba, a ordem das regras define a prioridade entre elas.
ℹ️ Dica: para acessar as regras, você precisa ser administrador da empresa ou ter a permissão Gerenciar regras de conciliação. Se a opção não abrir, fale com o administrador da sua empresa.
Como criar uma regra
Toda regra tem duas partes: as condições (SE), que dizem quais transações a regra vai identificar, e os campos que serão preenchidos (ENTÃO).
Etapa 1 — Abrir o painel da regra
Na tela de regras, escolha a aba do tipo de regra: Recebimento, Pagamento ou Transferência.
Clique em Nova regra. Se ainda não houver regras nessa aba, clique em Criar regra.
Em Nome da regra, dê um nome fácil de reconhecer, como "Aluguel do escritório".
⚠️ Atenção: o nome precisa ser único na empresa, mesmo entre abas diferentes. Não é possível ter uma regra "Aluguel" em Pagamento e outra "Aluguel" em Recebimento.
Etapa 2 — Definir as condições (SE)
Cada condição tem um Campo, um Operador e um Valor. Você pode comparar:
CNPJ/CPF da contraparte: é igual a ou começa com. Com "começa com", você pode usar só a raiz do CNPJ.
Descrição: contém, é igual a, começa com ou está em branco.
Valor: é igual a, é maior que, é maior ou igual a, é menor que ou é menor ou igual a.
Preencha a primeira condição.
Para adicionar outra, clique em Nova condição. Você pode ter até 20 condições por regra.
A partir da segunda condição, escolha se a regra vale quando TODAS as condições forem atendidas ou quando ALGUMA condição for atendida.
ℹ️ Dica: o valor é comparado sem considerar se é entrada ou saída. Uma condição "Valor é maior que 100" vale tanto para um recebimento quanto para um pagamento de R$ 150.
Etapa 3 — Escolher as contas
No campo Conta, escolha em quais contas bancárias a regra vale. Deixando o campo vazio, a regra vale para todas as contas.
Etapa 4 — Definir o que será preenchido (ENTÃO)
Em Recebimento e Pagamento: preencha ao menos um entre Contato, Categoria e Descrição.
Em Transferência: a Contrapartida é obrigatória e a Descrição é opcional.
O contato e a categoria só podem ser escolhidos entre os que já estão cadastrados.
Clique em Criar.
A nova regra entra no fim da lista daquela aba.
Como criar uma regra a partir de uma transação
Você também pode criar uma regra direto da conciliação, com parte dos campos já preenchida.
Na conciliação manual, clique em Criar regra, no rodapé do cartão da movimentação importada. Na conciliação em lote, clique nos três pontinhos da linha e em Criar regra.
Confira as condições que vieram preenchidas: a descrição e o valor da transação, e a conta do extrato.
Dê um nome à regra e preencha o bloco ENTÃO.
Clique em Criar.
Como editar, excluir e reordenar regras
Editar
Na lista de regras, clique no ícone de editar da regra.
Faça as alterações e clique em Salvar.
Excluir
Clique no ícone de excluir da regra.
Clique em Confirmar.
Reordenar
Arraste a regra pela alça, à esquerda da linha, até a posição desejada. A nova ordem vale na hora.
⚠️ Atenção: com uma busca aplicada, não é possível arrastar as regras. Clique em Limpar antes de reordenar.
Como identificar uma regra aplicada na conciliação
Quando uma regra é aplicada, cada campo preenchido por ela ganha um selo. Clique no selo para ver o nome da regra. Se você puder gerenciar regras, clique em Editar para ajustá-la sem sair da conciliação.
Se você alterar um campo manualmente, o selo daquele campo some. Os demais campos preenchidos pela regra continuam marcados.
Perguntas frequentes
Quando as regras são aplicadas?
Sempre que você abre a tela de conciliação.
O que acontece se mais de uma regra servir para a mesma transação?
Vale a primeira da lista.
A regra também é aplicada às transações antigas?
Sim, se elas ainda estiverem para conciliar. Ao abrir a conciliação, o Nibo avalia as regras em todas as transações pendentes.
Por que minha regra não foi aplicada?
Confira se as condições batem exatamente com a transação, inclusive espaços sobrando no texto, se a conta da transação está incluída na regra e se outra regra acima dela na lista não foi aplicada antes. Quando o Nibo já encontra um lançamento correspondente com o mesmo CPF/CNPJ do contato, essa correspondência tem prioridade sobre a regra.
Em caso de dúvidas, nossa equipe de atendimento está pronta para ajudar pelo chat ou no e-mail contato@nibo.com.br.