Antes de fazer a escolha do seu modo de trabalho no Conciliador, garanta que a configuração básica e alocação das licenças foi realizada, basta clicar aqui.
Modo Contábil
O Modo Contábil é indicado para equipes contábeis que desejam maximizar a produtividade e automatizar o lançamento de extratos bancários, mantendo qualidade e agilidade na implementação.
Principais funcionalidades
Exportar o plano de contas do sistema contábil e importar no Nibo.
Realizar lançamentos de extratos com débito e crédito.
Centralizar todas as etapas do processo no Nibo Contador.
Restringir lançamentos apenas ao time contábil.
Gerenciar e personalizar regras de contabilização.
Automatizar a escrituração de extratos com lançamentos automáticos.
Configuração do modo de trabalho
Acesse a aba Automação Contábil e clique sobre o nome da empresa.
No menu superior, selecione Configurações.
Clique em Configurações Avançadas.
Escolha o modo de trabalho desejado e clique em Salvar.
Importante: A configuração do modo é por empresa, permitindo que cada uma opere com o modo de trabalho mais adequado.
Caso opte pelo Modo Financeiro, consulte o artigo: Como usar o modo financeiro.
Configuração do plano de contas
Acesse Automação Contábil > [Nome da empresa] > Configurações > Plano de contas.
Clique em Adicionar planilha ou arraste o arquivo para a tela.
Campos obrigatórios: Classificação, Descrição e Código contábil reduzido.
Durante a importação, identifique cada coluna conforme o plano de contas.
Ao concluir o preenchimento, clique em Concluir.
Caso o campo Tipo não seja informado, o sistema identificará automaticamente se a conta é Analítica (A) ou Sintética (S) com base na classificação.
Para substituir ou atualizar o plano de contas, você poderá clicar no ícone “+Adicionar” no canto superior direito da tela.
Escolha “Nova conta contábil” para cadastrar uma conta manualmente ou “importar plano de contas” para fazer uma nova importação.
Ao importar uma nova planilha, selecione se deseja atualizar ou substituir o plano de contas atual e clique em “confirmar”.
Conexão de contas bancárias via Open Finance
Para conectar contas, o cliente deve acessar o Nibo Empresa com a empresa de Conciliador Open Finance habilitada.
Clique em Conectada > Conectar.
Escolha o tipo de conta (Pessoa Jurídica ou Física), selecione a instituição bancária e clique em Continuar.
No modal exibido, clique novamente em Continuar.
Insira as credenciais solicitadas pela instituição e clique em Conectar.
Conclua o fluxo de consentimento do Open Finance no ambiente do banco.
Após a autorização, o Nibo coletará automaticamente as contas e transações compartilhadas.
Defina a ação para cada conta:
Adicionar conta: cria uma nova conta no Nibo.
Não adicionar conta: ignora a conexão.
Adicionar a uma conta existente: vincula à conta já cadastrada.
Escolha a data de início da importação e informe o saldo final do dia anterior.
Clique em Continuar.
Atenção: O processo de consentimento pode ser realizado até quatro vezes por mês por credencial e instituição financeira.
Conexão via Nibo Contador com acesso secundário
Também é possível conectar contas diretamente pelo Nibo Contador, utilizando um perfil secundário ou de visualização.
Acesse Automação Contábil > [Empresa] > Configurações > Contas bancárias.
Clique em + Cadastrar conta.
Escolha Conectada > Conectar.
Selecione o tipo de conta e a instituição bancária.
Escolha o modo Conexão direta e clique em Continuar.
Insira as informações solicitadas e clique em Conectar.
Importante: Nem todas as instituições financeiras permitem conexão direta. Verifique a disponibilidade antes de iniciar.
Vinculação de contas bancárias
Após a conexão da conta pelo cliente, é necessário vincular a conta bancária no Nibo Contador.
Acesse Contas bancárias.
Clique em + Cadastrar conta.
Selecione a conta conectada e defina:
A data de início das importações (até 12 meses retroativos).
O saldo final do dia anterior à data selecionada.
Clique em Continuar.
Em Código contábil, selecione a conta contábil correspondente e clique em Salvar.
Atenção: Essa vinculação é essencial, pois as transações do Open Finance serão associadas diretamente à conta contábil vinculada.
Tela de lançamentos
A tela de lançamentos exibe toda a movimentação da conta, respeitando a data do saldo inicial.
É possível visualizar transações pendentes e lançadas na mesma tela, com filtros por:
Status
Data
Valor
Tipo
Lançamento automático
Permite editar, lançar, excluir e desfazer lançamentos em lote.
A conta contábil vinculada ao banco é exibida automaticamente e não pode ser editada.
O preenchimento é permitido apenas para contrapartida e histórico.
Para edição em lote:
Selecione as transações e clique em Editar.
Na tela Modificar em lote, informe:
Conta crédito e histórico (para recebimentos).
Conta débito e histórico (para pagamentos).
Clique em Lançar para alterar o status das transações para Lançado.
Importação de extratos manuais
Também é possível importar extratos manualmente em PDF ou Excel.
Cadastre uma conta do tipo Manual em Configurações > Contas bancárias > Cadastrar conta > Manual.
Após o cadastro, acesse Lançamentos > Importar.
Extrato Excel
Clique em Importar planilha.
Cole as informações do extrato e identifique as colunas.
Clique em Continuar.
Campos obrigatórios: Data, Descrição e Valor.
Valores de saída devem conter o sinal de menos (-) antes do valor.
Extrato PDF
Clique em Extrato PDF e faça o upload do arquivo.
Aguarde o processamento e verifique a notificação de leitura concluída.
Atenção:
Documentos protegidos por senha não serão processados.
Revise as informações antes do lançamento, pois podem ocorrer falhas na leitura de PDFs com formatações não padronizadas.
Arquivos com mais de 20 páginas não serão lidos — divida o arquivo antes da importação.
Regras de contabilização e lançamentos automáticos
Ao lançar uma transação, o sistema cria automaticamente uma regra de contabilização, utilizada para automatizar lançamentos futuros com a mesma descrição ou contraparte.
Acesse Configurações > Regras de contabilização para editar, excluir ou criar regras manualmente.
Clique em + Adicionar > Nova regra.
No bloco Se, defina:
Campo: CPF/CNPJ da contraparte ou descrição da transação.
Condição: Igual ou contém.
Valor: Termo a ser identificado (ex.: “PIX”, “TARIFA”).
No bloco Então, informe:
Conta contábil de contrapartida.
Histórico (opcional).
Caso o histórico não seja informado, o sistema utilizará a descrição da transação do extrato.
Ao finalizar a criação da regra, você terá a opção de reprocessar transações pendentes e executar lançamentos automáticos conforme a regra.
Isto garante que os lançamentos já existentes passarão a ser lançados automaticamente com base na regra que foi criada.
Ao realizar o lançamento manual de uma transação, o sistema irá reunir automaticamente todas as transações pendentes com características iguais (Natureza, Descrição ou CPF/CNPJ da contraparte) e executará o lançamento em lote dessas transações.
Durante o processamento, o ícone de aceleração (foguete) é exibido para indicar que os lançamentos estão sendo realizados de forma automática. Ao finalizar, será possível visualizar quanto tempo você economizou utilizando nosso lançamento em lote.
Importação e exportação de regras de contabilização
É possível importar e exportar regras de contabilização entre empresas no Nibo. Esse recurso permite padronizar regras contábeis e reaproveitar configurações já definidas, especialmente em cenários com múltiplas empresas ou utilização de empresa modelo.
Como funciona
O processo ocorre em três etapas:
Exporte a lista de regras de contabilização da empresa de origem (por exemplo, uma empresa modelo).
Importe o arquivo na empresa de destino.
Defina como o sistema deve tratar as regras já existentes.
Opções disponíveis na importação
No momento da importação, é possível escolher uma das opções abaixo:
Acrescentar as novas regras
As regras de contabilização já existentes na empresa são mantidas. O sistema apenas adiciona as novas regras importadas.
Substituir as regras existentes
Todas as regras de contabilização da empresa são excluídas e substituídas pelas regras importadas.
Campos e regras importantes na importação
Durante a importação das regras de contabilização, é necessário atenção aos campos da planilha. Alguns campos são obrigatórios e não devem ser alterados ou removidos.
Campos obrigatórios
Campo (Se): indica se a regra será baseada na descrição da transação ou no CPF/CNPJ da contraparte.
Condição: define a forma de comparação e deve ser preenchida com “Igual” ou “Contém”.
Valor: termo que o sistema irá buscar no extrato para aplicar a regra.
Conta contábil de contrapartida: conta utilizada no lançamento automático.
Campos opcionais
Histórico.
Validações e mensagens de erro comuns
Durante a importação, o sistema realiza validações automáticas. A seguir, estão alguns exemplos de mensagens de erro e seus possíveis motivos:
“Existem campos obrigatórios que não foram preenchidos.”
Essa mensagem pode indicar que algum campo obrigatório foi removido ou permaneceu em branco na planilha. Também pode ocorrer quando a conta contábil informada não existe no plano de contas da empresa de destino.
Orientação: manter o modelo original da planilha e revisar o plano de contas da empresa de destino ajuda a evitar esse tipo de erro.
“Já existem regras de contabilização com o mesmo campo, valor e natureza.”
Indica que já existem regras de contabilização idênticas cadastradas na empresa. Para evitar duplicidade, o sistema bloqueia a importação dessas regras.
Exportação dos lançamentos contábeis
Acesse a aba Exportação.
Selecione o período e a conta desejada.
Clique em Exportar.
O arquivo será baixado automaticamente, e uma notificação confirmará a exportação bem-sucedida.
Em seguida, importe o arquivo para o sistema contábil utilizado.