Assim que um arquivo for enviado para a Caixa de entrada, ele será exibido com o status Pendente. Enquanto estiver nesse status, será possível baixar ou excluir o arquivo utilizando os botões disponíveis à direita da tela.
Ao selecionar um documento, estarão disponíveis as seguintes opções:
Agendamento
Baixa
Arquivo permanente
Contato
Agendamento
Novo agendamento
Selecione Novo agendamento para criar um novo agendamento utilizando as informações do documento.
Após clicar em Continuar, o sistema abrirá o formulário de agendamento para preenchimento.
Para agilizar o preenchimento, é possível capturar informações diretamente do documento:
Posicione o cursor do mouse sobre a informação desejada.
Selecione um dos campos disponíveis:
Beneficiário
Valor
Vencimento
Competência
Descrição
Referência
O sistema preencherá automaticamente o campo correspondente no agendamento com a informação identificada no documento.
Por exemplo, ao selecionar o valor exibido no documento, o sistema preencherá automaticamente o campo Valor do agendamento. O mesmo comportamento ocorre para os demais campos disponíveis.
Atualizar agendamento existente
Selecione Atualizar agendamento existente para vincular o documento a um agendamento que já esteja em aberto.
Utilize os filtros disponíveis para localizar o agendamento:
Contato: selecione o contato relacionado.
Vencimento: informe a data de vencimento.
Buscar por: pesquise pela descrição ou pelo valor.
Após preencher os filtros:
Clique em Filtrar.
Selecione o agendamento desejado.
Clique em Continuar.
Baixa
Criar pagamento não agendado ou Criar recebimento não agendado
Utilize esta opção quando o pagamento ou o recebimento já tiver sido realizado, mas ainda não estiver registrado no sistema.
Ao acessar a aba Baixa, o formulário de novo pagamento ou recebimento será aberto com os dados do documento preenchidos automaticamente.
Revise as informações, faça os ajustes necessários e conclua o lançamento.
Após a conclusão, o lançamento será enviado diretamente para o relatório Contas pagas ou Contas recebidas.
Anexar em pagamento existente ou Anexar em recebimento existente
Utilize esta opção para anexar o documento a um lançamento que já esteja marcado como pago ou recebido.
Para realizar o processo:
Acesse a aba Baixa.
Selecione o contato relacionado ao lançamento.
Localize e selecione o lançamento desejado.
Clique em Anexar.
Após a conclusão, o documento ficará anexado ao lançamento selecionado.
Arquivo permanente
Esta opção permite arquivar o documento em uma pasta do módulo Arquivo permanente da Gestão Financeira.
Para arquivar o documento:
Acesse a aba Arquivo permanente.
Selecione a pasta de destino.
Informe uma descrição para identificar o arquivo.
Clique em Arquivar.
Para visualizar os documentos arquivados:
No menu lateral, acesse Arquivo permanente.
As pastas e seus respectivos documentos serão exibidos na tela.
Contato
Esta opção permite anexar o documento ao cadastro de um contato.
Para localizar o documento posteriormente:
No menu lateral, acesse Contatos.
Selecione o tipo de contato.
Localize o contato desejado.
Acesse a seção Arquivo, ao lado das anotações, para visualizar o documento anexado.
Pronto! As ações disponíveis para os arquivos da Caixa de entrada permitem criar agendamentos, registrar baixas, arquivar documentos ou vinculá-los aos contatos, facilitando a organização das informações no sistema.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a equipe de Atendimento pelo chat ou pelo e-mail contato@nibo.com.br.