A Automação Contábil do Nibo foi desenvolvida para otimizar o fechamento mensal, permitindo que as movimentações financeiras sejam facilmente integradas ao seu sistema contábil.
1. Configurando o Sistema Contábil
O primeiro passo para utilizar a automação é informar ao Nibo qual é o software contábil que o seu escritório utiliza.
No Painel do Contador, acesse o menu lateral e clique em Configurações.
Vá em Escritório e clique em Sistema contábil.
Em Sistema e Versão, selecione a opção correspondente ao seu software (o Nibo possui integração com os principais sistemas do mercado, como Alterdata, Domínio, Fortes, Prosoft, Questor, Nasajon, entre dezenas de outros).
Clique em salvar no final da tela.
2. Parametrização do Plano de Contas
Com o sistema configurado, o próximo passo é parametrizar os códigos contábeis dentro de cada cliente, garantindo que as contas bancárias e categorias correspondam exatamente ao seu software de contabilidade.
O Plano de Contas consiste nos códigos e classificações que registram as movimentações financeiras.
Caminho: Automação contábil → Clique na empresa desejada → Configurações → Plano de contas.
Contas Bancárias
Nesta etapa, insere-se o código correspondente à conta bancária no sistema contábil. É essencial confirmar esta informação diretamente no seu software de contabilidade antes de preencher no Nibo.
Categorias e Provisionamento
Cada categoria deve ter um tipo de provisionamento que define quantas linhas serão geradas no arquivo de exportação:
Baixa da provisão: Baixa uma provisão já contabilizada no seu sistema contábil. Exige o preenchimento do código da conta a receber/pagar (ou Passivo/PL).
Provisão e baixa da provisão: Gera automaticamente os dois lançamentos simultâneos. Exige tanto o código da conta a receber/pagar quanto o da conta de receita/custo/despesa.
Não provisionado: Utilizado para lançamentos que não transitam por contas a pagar/receber, como tarifas bancárias. Exige apenas a conta de receita/custo/despesa.
(Dica: Caso seu escritório utilize Centros de Custos ou Códigos de Terceiros, eles também podem ser ativados e configurados na mesma aba de "Configurações" da Automação Contábil da empresa).
Visão Analítica vs. Sintética
Contas Analíticas: Possuem maior nível de detalhamento. Cada fornecedor, funcionário, sócio ou cliente possui um código contábil específico (ideal para quem usa contas individuais no sistema).
Contas Sintéticas: Representam o agrupamento de várias contas analíticas em um único código geral.
3. Entendendo os Lotes de Exportação
A exportação contábil organiza os dados em lotes.
Regra de Ouro: Cada lote corresponde a exatamente uma baixa na conta bancária.
Agendamentos em Aberto: Lançamentos que ainda não foram baixados (pagos/recebidos) não aparecem na exportação.
Múltiplas Baixas: Se um único agendamento tiver mais de uma baixa (pagamentos parciais, por exemplo), cada baixa gerará um lote diferente na exportação.
Pendências: Se o campo da conta ou categoria estiver vazio, o lote retornará com pendência. É possível inserir o código manualmente na tela de exportação para prosseguir.
4. Importação do Plano de Contas
Para ganhar tempo na parametrização, você não precisa configurar categoria por categoria manualmente. O Nibo permite a importação de categorias via planilha.
Caminho: Automação contábil → Clique na empresa desejada → Configurações
Como Importar: Clique no botão + Adicionar e selecione Importar categorias. Você pode baixar a Planilha de Exemplo padrão do Nibo para preencher. Com a planilha salva no computador, clique em "+ Adicionar planilha" e, após o upload para o sistema, clique em "Salvar".
Quando a importação das categorias for concluída, você receberá uma notificação na Central de Notificações.
Escolha entre as opções Atualizar ou Substituir para importar a planilha.
Ao escolher Atualizar
As categorias existentes na empresa não serão excluídas e terão os campos "Provisionamento", "Visão" e "Código" atualizados;
Novas categorias presentes na planilha, mas inexistentes na empresa, serão adicionadas;
A categoria não será criada se já existir outra com o mesmo "nome", "tipo", "grupo" e "subgrupo".
Ao escolher Substituir
As categorias existentes na empresa serão excluídas;
⚠ Atenção: verifique se a empresa não possui agendamentos que utilizem as categorias atuais;
As categorias presentes na planilha serão criadas na empresa;
Caso o rateio esteja habilitado, categorias específicas do rateio (juros, multa, desconto e impostos) não serão excluídas;
Novas categorias não serão criadas se possuírem o mesmo nome, tipo, grupo e subgrupo das categorias de rateio que permanecerem na empresa.
Observações importantes
Verifique se o cabeçalho da planilha não foi alterado, mantendo os títulos originais de cada coluna;
Todas as linhas da planilha devem ter a coluna Grupo preenchida com uma das opções abaixo:
RECEITAS OPERACIONAIS
CUSTOS OPERACIONAIS
DESPESAS OPERACIONAIS E OUTRAS RECEITAS
ATIVIDADES DE INVESTIMENTO
ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO
Caso deseje vincular múltiplas categorias a um mesmo subgrupo, o subgrupo deverá se repetir em cada linha correspondente da planilha;
Toda linha com a coluna Categoria preenchida deve ter a coluna Tipo informada como Entrada ou Saída;
Toda categoria importada com o provisionamento definido como Baixa da provisão deve ter o código preenchido na coluna Código da conta a receber / A pagar / Passivo ou PL (Opcional).
Toda categoria importada com o provisionamento definido como Provisão e baixa da provisão deve ter os códigos preenchidos nas colunas Código da conta a receber / A pagar / Passivo ou PL (Opcional) e Código da conta receita / Custo / Despesa / Imobilizado (Opcional).
Toda categoria importada com o provisionamento definido como Não provisionado deve ter o código preenchido na coluna Código da conta receita / Custo / Despesa / Imobilizado (Opcional).
Caso uma categoria seja importada com um código contábil em uma coluna que não corresponda ao provisionamento informado, o código não será registrado no Nibo.
Caso a Visão informada seja Analítica, o código contábil importado será aplicado a todos os contatos vinculados àquela categoria no momento da importação.
O sistema nunca criará uma categoria na empresa a partir de uma importação se ela tiver o mesmo nome, tipo, subgrupo e grupo de uma categoria já existente.
Caso o nome do "Grupo", "Tipo", "Provisionamento" ou da "Visão" esteja escrito incorretamente, o sistema retornará um erro no processamento do arquivo importado, indicando a linha do erro na Central de Notificações.
5. Geração e Exportação do Arquivo Contábil
Após finalizar a configuração do sistema e a parametrização do plano de contas, você está pronto para gerar o arquivo contábil que será integrado ao seu software.
Vá até a aba Exportação.
Selecione as contas bancárias e o período (mês/ano) que deseja exportar e avance.
Na tela de lotes, você visualizará a movimentação financeira. É possível filtrar lotes com ou sem pendência. Se precisar realizar ajustes rápidos em pendências, é possível editar pontualmente nesta tela (lembrando que ajustes manuais aqui não ficam salvos permanentemente no agendamento original).
O histórico do arquivo exportado seguirá a seguinte estrutura padrão:
“Histórico = rec/pag + identificador da baixa + descrição + detalhamento + nome do contato”
Clique em Gerar arquivo.
Pronto! Agora basta acessar o seu software contábil e realizar a importação do arquivo gerado.