Monte seus modelos de processo em minutos com o assistente de IA

Agora é possível criar e ajustar modelos de processo conversando com um assistente de IA. Basta descrever a rotina do jeito que você explicaria para alguém do time, e o assistente monta as etapas, as tarefas, os prazos e as dependências para você revisar.

E se o escritório já tem o processo explicado em um arquivo, um passo a passo em PDF ou Word, ou até um print da tela onde a rotina está organizada hoje, não precisa descrever tudo de novo: é só anexar o arquivo na conversa e pedir para o assistente montar o modelo a partir dele. Ele lê o conteúdo e leva o processo para o Nibo.

A lógica de funcionamento é simples:

👉 o assistente só propõe. Nada muda no modelo até você clicar em Aplicar no modelo, e nada é gravado até você salvar o modelo.

A seguir, veja como usar.

Passo 1: Acesse o módulo Tarefas e Processos, vá em Configurações > Modelos de processos e clique em Criar com IA. A tela de um modelo novo abre com o assistente já aberto.

Passo 2: Se você já estiver na tela de um modelo, use o botão no canto superior direito: Criar com IA, ao criar um modelo novo, ou Ajustar com IA, ao editar um modelo que já existe.

Passo 3: Descreva o processo que você quer montar e pressione Enter. Se o processo já está explicado em um arquivo, anexe o arquivo e peça para o assistente montar o modelo a partir dele (veja Montando o modelo a partir de um arquivo, mais abaixo). Se preferir, clique em uma das sugestões prontas para começar.

Passo 4: Revise a proposta. À esquerda, o assistente explica o que montou; à direita, aparece o rascunho do processo com as etapas, as tarefas, o prazo, a dependência, o departamento e os itens de checklist de cada tarefa.

Passo 5: Se quiser mudar algo, continue a conversa pedindo o ajuste — por exemplo, aumentar um prazo, incluir uma tarefa ou trocar o responsável. O rascunho é atualizado a cada resposta.

Passo 6: Quando o rascunho estiver como você quer, clique em Aplicar no modelo. O processo é levado para a tela do modelo e o assistente é fechado.

Passo 7: Confira o modelo na tela, faça os ajustes finais que quiser e clique em Criar modelo (ou Salvar modelo, se estiver editando um modelo existente).

IMPORTANTE: Ao fechar o assistente no × sem clicar em Aplicar no modelo, a proposta é descartada. E, mesmo depois de aplicar, o modelo só é gravado quando você clica em Criar modelo ou Salvar modelo.

Pronto! O modelo fica disponível para iniciar processos para os seus clientes, como qualquer outro modelo.

O assistente conhece os dados do seu escritório e consegue configurar quase tudo o que você configuraria manualmente em uma tarefa do modelo:

— Etapas e tarefas: criar, renomear, mover ou remover.

— Prazos: em dias úteis ou dias corridos.

— Dependências: ao iniciar o processo, após concluir a etapa anterior ou após concluir uma tarefa específica.

— Responsável: um usuário do escritório (pelo nome ou e-mail), o Responsável pelo processo ou o Responsável pelo cliente no departamento.

— Departamento, checklist, checklist obrigatório, aprovação obrigatória e notificação de atraso.

— Formulários do escritório anexados à tarefa.

— Automações: criar uma tarefa ou iniciar um processo quando a tarefa for concluída.

Se o escritório já tem o processo explicado em um arquivo — um passo a passo em PDF ou Word, ou um print da tela onde a rotina está organizada hoje —, não é preciso descrever tudo de novo. Anexe o arquivo na conversa pelo ícone de clipe ou arrastando-o para o assistente, e peça para ele montar o modelo a partir do conteúdo.

Por exemplo: “Monte o modelo de processo com base no passo a passo do arquivo anexado”. O assistente lê o arquivo, monta as etapas e as tarefas no rascunho, e você revisa antes de levar para o modelo.

O assistente lê o conteúdo de arquivos PDF, Word (.docx) e imagens (PNG, JPG e WEBP). Arquivos em outros formatos podem ser anexados e levados para as tarefas, mas o assistente não lê o conteúdo deles — nesse caso, um aviso é exibido na conversa.

Antes de levar uma proposta para o rascunho, o assistente confere se ela respeita as regras do modelo de processo. Quando algo precisa ser ajustado ou não pode ser aplicado, um aviso aparece na resposta. Alguns exemplos:

— Etapa sem tarefa: a etapa é removida, porque toda etapa precisa ter ao menos uma tarefa.

— Dependência inválida: quando a tarefa depende de outra que vem depois dela, a dependência volta para o padrão da etapa.

— Responsável pelo cliente no departamento em tarefa sem departamento: o responsável é ignorado.

— Aprovação obrigatória sem aprovador: a tarefa fica marcada, mas é preciso escolher o aprovador antes de salvar.

Se o assistente não conseguir montar a proposta, tente escrever o pedido de forma mais curta e direta.

Ao editar um modelo que já existe, a conversa com o assistente fica salva. Quando você abrir o assistente de novo nesse modelo — mesmo em outro dia —, a última conversa é exibida para você continuar de onde parou. Cada conversa é visível apenas para quem a criou.

Para começar do zero, clique em Limpar conversa, no rodapé do assistente. A conversa é apagada na hora, sem pedido de confirmação, e o rascunho volta a mostrar o modelo como está na tela.

IMPORTANTE: A conversa salva guarda os pedidos e as respostas, mas não a proposta. Se você não aplicou a proposta no modelo, ela não volta para o rascunho ao reabrir o assistente. Na criação de um modelo novo, a conversa é perdida ao sair da tela sem salvar.

Pronto! Com o assistente, o escritório transforma a rotina que já conhece em um modelo de processo pronto para uso, sem montar etapa por etapa.

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