As tarefas do Nibo ganharam automações. Agora, é possível configurar uma tarefa para que, ao ser concluída, ela inicie automaticamente a próxima tarefa ou um processo inteiro, sem a necessidade de abrir o próximo passo manualmente.
A lógica de funcionamento é simples:
A automação é acionada somente quando a tarefa é concluída.
A tarefa ou o processo criado sempre herda o cliente da tarefa de origem.
A seguir, veja como configurar.
Configurando uma automação
Passo 1: Abra a tarefa e acesse a aba Automação.
Passo 2: Clique em Adicionar automação e escolha uma das opções:
Criar tarefa: cria uma tarefa a partir de um modelo de tarefa.
Iniciar processo: inicia um processo a partir de um modelo de processo.
Passo 3: Selecione o modelo que será usado e defina o responsável:
Responsável específico: selecione um usuário do escritório.
Mesmo responsável da tarefa de origem: mantém o responsável pela tarefa que acionou a automação.
Responsável pelo cliente no departamento: utiliza o responsável configurado em Responsabilidades.
Importante: a opção Responsável pelo cliente no departamento não aparece quando o modelo selecionado não possui departamento.
Passo 4: Informe o prazo da tarefa criada, em dias contados a partir da conclusão da tarefa de origem.
No caso de Iniciar processo, informe também o complemento, se necessário. O prazo é calculado automaticamente.
Passo 5: Salve a tarefa.
Importante: cada tarefa aceita uma automação, executada quando a tarefa principal é concluída. Somente o status Concluída aciona a automação. Tarefas canceladas ou com baixa justificada não acionam a automação.
Pronto. A partir da próxima conclusão da tarefa, o próximo passo será criado automaticamente.
Configurando a automação em um modelo
A automação também pode ser configurada nas tarefas de um modelo de tarefa ou de um modelo de processo. Assim, toda tarefa gerada pelo modelo já será criada com a automação configurada.
O caminho é o mesmo: abra a tarefa do modelo, acesse a aba Automação e faça a configuração.
Importante: o modelo não possui cliente definido, pois gera tarefas para clientes diferentes. Por isso, as validações de acesso ao cliente e ao departamento não são realizadas ao salvar o modelo. Elas acontecem no momento da execução da automação. Se uma validação não for atendida, a tarefa gerada ficará com o status Falha.
Na configuração feita diretamente na tarefa, as validações acontecem no momento do salvamento. Se o responsável selecionado não tiver acesso ao cliente, um alerta vermelho será exibido e o salvamento ficará bloqueado até a correção.
Acompanhando o status da automação
O status da automação fica visível na própria aba Automação:
Aguardando gatilho: a tarefa ainda não foi concluída.
Sucesso: a automação foi executada.
Falha: uma regra de negócio não foi atendida durante a execução.
Nos casos de Falha:
Um alerta aparece no título da aba, indicando o erro;
O responsável pela tarefa recebe uma notificação sobre o erro;
Quem concluiu a tarefa recebe uma notificação sobre o erro.
Reexecutando uma automação
Passo 1: Acesse a aba Automação da tarefa que está com o status Falha.
Passo 2: Corrija a inconsistência indicada no alerta, por exemplo, concedendo ao responsável acesso ao departamento.
Passo 3: Clique em Reexecutar.
O sistema revalida as pré-condições antes da execução. Se o problema tiver sido resolvido, a automação será executada normalmente. Se o problema persistir, a reexecução será rejeitada e o status continuará como Falha.
Excluindo um modelo usado em uma automação
Modelos configurados em automações podem ser excluídos, mas é necessário definir o destino das automações vinculadas antes da exclusão.
Passo 1: Exclua o modelo normalmente. Um modal informará que existem automações vinculadas.
Passo 2: Escolha uma das opções:
Excluir automação: as automações deixarão de ser executadas.
Transferir: as automações passarão a usar outro modelo, selecionado na lista Transferir para.
Importante: se o modelo substituto não atender às regras estruturais das automações transferidas, elas entrarão em Falha na próxima execução.
Pronto. Com as automações configuradas, os fluxos encadeados do escritório seguem automaticamente de uma etapa para outra.