O Modelo de Tarefas permite a criação rápida de tarefas padronizadas, garantindo mais eficiência e organização no dia a dia. Além disso, é possível configurar uma recorrência para automatizar tarefas repetitivas.
Os benefícios de usar um modelo de tarefas, são:
Padronização: Garante que tarefas semelhantes sigam um formato consistente.
Eficiência: Reduz o tempo gasto na criação manual de tarefas repetitivas.
Automação: Elimina o risco de esquecer tarefas recorrentes.
Organização: Facilita o acompanhamento e gestão de atividades.
Com o uso do Modelo de Tarefas, sua equipe pode focar no que realmente importa, enquanto tarefas operacionais são otimizadas de forma simples e eficiente.
Criando um Modelo de Tarefas
Passo 1: Acessando a lista de Modelos de Tarefas
Para acessar a lista de Modelos de Tarefa, os seguintes passos devem ser realizados.
1) Acesse o módulo Tarefas e Processos no menu principal.
2) Clique na aba Configurações e escolha a opção Modelos de tarefas.
Na página exibida, será possível visualizar a lista de modelos que já foram criados, incluindo nome, descrição, departamento e a quantidade de recorrências foram configuradas de cada modelo. Caso necessário, você pode pesquisar um modelo específico utilizando a barra de busca ou aplicar filtros para facilitar a navegação.
Passo 2: Criando um novo Modelo de Tarefas
Para criar um novo Modelo de Tarefa, os seguintes passos devem ser realizados.
1) Acesse a página de Modelos de tarefas.
2) Clique no botão [+ Novo modelo].
3) Dê um nome para o modelo para facilitar a identificação e, se necessário, adicione uma descrição e um departamento.
4) Siga com o preenchimento dos demais campos, como seguidores, checklist, formulários, anexos e anotações.
5) Para finalizar, clique no botão Salvar, a janela será fechada e o novo modelo será adicionado na lista de modelos.
Capriche! Tudo o que for preenchido no modelo será aplicado automaticamente nas futuras tarefas criadas a partir dele, garantindo consistência e agilidade no processo.
Passo 3: Editando e excluindo um Modelo de Tarefas
Para editar um Modelo de Tarefas, os seguintes passos devem ser realizados
1) Acesse a lista de modelos e encontre o modelo desejado.
2) Clique no botão de ações [três pontinhos] e escolha a opção "Editar".
3) A janela de edição do modelo será exibida, faça as alterações e clique no botão Salvar.
Atenção: apenas novas tarefas criadas a partir do modelo refletirão as mudanças. As tarefas já criadas não serão impactadas.
Para excluir um Modelo de Tarefas, basta clicar na opção “Excluir” do botão de ações rápidas [três pontinhos da lista de modelos], ou através do botão “Excluir” da janela de edição do modelo.
Atenção: as tarefas criadas a partir do modelo não serão afetadas. Somente o modelo será excluído.
Usando um Modelo de Tarefa
Futuras tarefas poderão ser criadas a partir de um modelo. O usuário poderá optar por criar tarefas avulsas ou recorrentes.
As tarefas avulsas são criadas manualmente a partir de um modelo e não possuem recorrência. Caso a tarefa exija uma repetição periódica, a opção de recorrência garante que ela seja criada automaticamente com a frequência definida.