A conexão entre a Gestão Financeira do cliente e o escritório contábil permite acompanhar as informações financeiras da empresa, facilitando a gestão e a geração de relatórios contábeis.
Formas de conectar uma empresa ao escritório
A conexão pode ser iniciada de duas formas:
O escritório envia um convite para a empresa.
A empresa envia um convite para o escritório.
Em ambos os casos, após a aceitação do convite, é necessário concluir o cadastro da empresa no escritório.
O escritório envia um convite para a empresa
Primeiramente, é necessário enviar um convite para que a empresa conecte a Gestão Financeira ao escritório.
Enviar convite
Acesse o módulo Clientes.
Clique em Convites e acesse a aba Enviados.
Clique em + Novo convite.
Informe o(s) e-mail(s) do(s) usuário(s) administrador(es) da Gestão Financeira que serão conectados ao escritório.
Clique em Enviar.
Clientes → Convites → Enviados → + Novo convite → Enviar
Acompanhar o convite enviado
Após o envio, é possível acompanhar o status do convite e realizar algumas ações enquanto ele estiver pendente.
O convite permanecerá disponível na aba Enviados com o status Pendente até que seja aceito, recusado ou expire após 30 dias.
Enquanto estiver pendente, estarão disponíveis as seguintes ações:
Copiar link do convite
Cancelar convite
Ao cancelar um convite, o link é invalidado e não poderá mais ser utilizado.
A empresa envia um convite para o escritório
Quando a empresa envia um convite para o escritório, ele fica disponível na aba Recebidos.
Localizar um convite recebido
Acesse o módulo Clientes.
Clique em Convites e acesse a aba Recebidos.
Localize o convite enviado pela empresa.
Clientes → Convites → Recebidos
Enquanto o convite estiver pendente, estarão disponíveis as seguintes ações:
Cadastrar
Recusar
Quando um convite é aceito
Após a aceitação do convite, é necessário cadastrar a empresa no escritório para concluir o vínculo.
Isso pode ocorrer após:
A empresa aceitar um convite enviado pelo escritório.
O escritório aceitar um convite enviado pela empresa.
Nesse momento:
A coluna Cliente exibirá o nome da empresa que deseja se vincular ao escritório.
O status do convite será atualizado para A cadastrar.
A ação Cadastrar ficará disponível.
Antes de prosseguir, é importante considerar que, ao clicar em Cadastrar, dois cenários podem ocorrer:
A empresa já possui cadastro no escritório com o mesmo CNPJ ou CPF.
A empresa ainda não possui cadastro no escritório.
O sistema verifica automaticamente a existência do documento informado e apresenta a ação correspondente.
Cenário 1: Empresa já cadastrada no escritório
Se já existir um cliente com o mesmo CNPJ ou CPF, será exibido um modal de mescla de empresas para evitar duplicidade de cadastros.
Antes de confirmar, considere os impactos:
Importante: A mescla é irreversível e não poderá ser desfeita após a confirmação.
O que será excluído:
Os seguintes dados do cliente já existente no escritório serão excluídos após a mescla:
Tarefas
Processos
Atendimentos
Comunicados
Licenças previamente vinculadas
O que será mantido:
Os seguintes dados permanecerão após a mescla:
Dados cadastrais do cliente
Documentos protocolados
Vínculos
Responsabilidades
Pedidos de documentos
Resultado após a confirmação:
Os cadastros serão unificados automaticamente.
Não haverá duplicidade de clientes no escritório.
⚠️ Revise atentamente as informações exibidas no modal antes de confirmar a mescla.
Cenário 2: Empresa ainda não cadastrada
Se o CNPJ ou CPF não existir no escritório, será exibido o modal Criar Cliente.
Após preencher os dados e concluir o cadastro:
A empresa será criada no escritório contábil.
O vínculo com a Gestão Financeira será estabelecido automaticamente.
Quando um convite não é aceito
Caso o convite não seja aceito, os seguintes status poderão ser registrados:
Convite recusado: O status será atualizado para Recusado. Nenhuma ação adicional será necessária.
Convite cancelado: Caso um convite enviado pelo escritório seja cancelado antes da aceitação, o status será atualizado para Cancelado.
Convite expirado: Se o convite não for aceito em até 30 dias, ele será invalidado automaticamente e receberá o status Expirado.
Caso necessário, um novo convite poderá ser enviado quando o anterior tiver sido recusado, cancelado ou expirado.
Em caso de dúvidas, o time de atendimento está disponível pelo chat ou pelo e-mail contato@nibo.com.br.