Para habilitar o Nibo Docs, o usuário precisa estar logado no Painel do Contador e clicar no módulo de “Documentos recebidos”. Na nova tela, você deverá clicar na aba “Configurações” e localizar o cliente que deseja configurar e clique no botão “Ativar” ao lado deste cliente.

Após ativar a ferramenta para o cliente, você deverá realizar a configuração do pedido conforme etapas abaixo.

1) Na aba “Documentos” você deve preencher desde qual competência quer solicitar as documentações e selecionar os documentos que deseja solicitar.

Neste passo é importante preencher de forma clara os documentos que o cliente precisa te entregar, pois essa configuração exata será replicada no e-mail que o seu cliente receberá com a solicitação.

Importante frisar que além de criado o documento, é importante selecionar o checkbox ao lado do documento que deseja solicitar.

2) Ao clicar em próximo, você irá para a aba de “Pedidos” no passo 2 onde irá configurar os pedidos que irão estar vinculados a estes documentos configurados no passo anterior.

Para sua organização você pode criar um ou mais pedidos, de acordo com sua demanda, e você deverá escolher os documentos atrelados aos pedidos, bem como se serão referentes ao mesmo mês de competência ou ao mês anterior.

O nome correspondente ao pedido é de uso interno, e é importante lembrar que um pedido corresponde a um e-mail de solicitação.

3) Na aba de “E-mails”, você irá informar qual funcionário ficará responsável pelo acompanhamento das entregas de cada um dos pedidos e, abaixo deverá assinalar o e-mail do contato da empresa que enviará os documentos.

Neste ponto é importante frisar que apenas os e-mails selecionados terão acesso a aba de “Enviar documentos” e conseguirão anexar os arquivos.

Logo abaixo, é possível habilitar o disparo do lembrete automático da solicitação de arquivos e preencher as frequências dos disparos destes e-mails.

4) A última etapa é uma tela de “Revisão”, onde você poderá conferir se todos os pontos configurados estão corretos, ou se é necessário ajustar algo, e ao clicar em “Concluir” sua configuração é salva.

É possível replicar para os clientes que ainda não foram configurados os pedidos.

O usuário precisa estar logado no Nibo na área contador e, no módulo de “Documentos recebidos”, clicar no lápis da empresa em que deseja replicar a configuração previamente realizada em outra empresa.

Na parte superior da tela, aparecerá uma barra azul, onde será possível escolher a empresa já configurada e, ao clicar em “aplicar configurações", todas as solicitações de documentações e a parte de pedido será replicada. Já a informação da competência a partir da qual serão gerenciados os documentos e os responsáveis pelo pedido no escritório e no cliente deverão ser preenchidos novamente, no passo 1 e 3 respectivamente.

Dentro do módulo de “Documentos Recebidos” é possível acompanhar o status das entregas das documentações solicitadas aos seus clientes.

Ao lado direito de cada empresa configurada na aba de “Documentos recebidos”, no Painel do Contador, existirá uma seta direcionada para baixo e clicando sobre ela o usuário terá a opção de “Enviar lembrete” para cada pedido cadastrado.

Você poderá definir se deseja solicitar novamente a documentação de um mês específico ou de todos os meses em que há pendência, e clicando em “Enviar lembrete agora” um novo e-mail será direcionado ao contato cadastrado no cliente desejado.

Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)

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