Consideramos um protocolo o registro de toda e qualquer ação relacionada ao envio de obrigações ao cliente pelo sistema. Estes protocolos podem ser de entrega manual, entrega digital, arquivo online ou uma baixa justificada, utilizada nos casos em que o cliente não teve movimentação ou fato gerador para aquela competência.

Assista ao vídeo tutorial ou siga os passos abaixo para realizar seus protocolos:

Para protocolar nesta caso basta acessar seu Painel do Contador, tela de "Obrigações", "Protocolos" e clicar no botão "+ Novo Protocolo".

Na nova janela do sistema, basta preencher as informações do protocolo. E também, é possível incluir uma observação logo abaixo para o cliente em "Informação ao destinatário".

Para finalizar, basta clicar no botão "Adicionar" ao final da página, e clicar em "Protocolar".

Após isso aparecerá uma mensagem informando que a obrigação foi protocolada com sucesso, e o referido protocolo já aparecerá registrado em sua tela de "Protocolos".

Através deste caminho, também é possível protocolar diversos arquivos de uma única vez, clicando em "Protocolar" apenas quando inserir todos os arquivos desejados.

Para protocolar através desta tela basta acessar o menu "Obrigações", aba de "Conferência" e arrastar o arquivo para começar o upload e a identificação do documento.

Você pode também anexar o arquivo de outra forma, clicando no ícone de ‘+’ no canto superior direito da tela e na opção "Arquivo", onde selecionará o que deseja e o mesmo processo de upload e identificação do documento se iniciará.

Quando todos os campos essenciais da obrigação (como "Cliente", "Obrigação", "Competência", "Vencimento" e "Valor") forem identificados, você deve confirmar o protocolo clicando individualmente ao lado de cada obrigação, e em seguida, clicando em ‘Protocolar’. E também é possível utilizar a opção "Selecionar todos" e "Protocolar todos" para realizar o protocolo em lote dos arquivos aptos.

As opções de "Correção" e "Complemento" aparecem na tela de conferência quando o usuário tenta realizar o protocolo de uma obrigação, e o sistema identifica que tal protocolo já foi realizado anteriormente, com o mesmo nome de obrigação, cliente e competência.

A opção de "Correção" exclui o documento protocolado anteriormente, realizando uma substituição para o novo documento, e o cliente verá apenas o novo arquivo. Já o "Complemento" mantém o documento protocolado inicialmente, e adiciona este novo que está sendo inserido na plataforma, e o cliente verá os dois arquivos.

Para enviar um arquivo como "Complemento" ou "Correção", basta clicar na bola vermelha de status ao lado e escolher a opção correspondente.

Além disso, também é possível escolher a opção desejada ao clicar sobre as informações da guia, preencher e salvar na nova janela do sistema.

Atualmente no Nibo temos três tipos de obrigações: Pagamento, Cadastral e Declaração.

Pagamento - Indica que existe um compromisso financeiro do cliente em relação ao documento e por isso ele será enviado e também armazenado em nuvem. Esse documento ficará na área "Documentos a pagar" no Nibo Empresa e poderá ser marcado como "Pago".

Cadastral - Este tipo de documento permite que você escolha no momento do protocolo se deseja enviá-lo ao cliente, ou não.

Declaração - O documento não será enviado ao cliente, e ficará apenas armazenado na nuvem do Painel do Contador, e é uma opção ideal para documentos obrigatórios para o contador mas que não precisam do envio para o cliente final.

Digital - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema do Nibo, e também enviado para o e-mail do cliente e para o Nibo Empresa.

Arquivo Online - Ao protocolar, este documento será apenas armazenado no Nibo, não sendo enviado ao cliente e não gerando pendência de visualização por parte dele.

Física - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema, não será enviado ao cliente pelo Nibo pois este tipo de envio seria o manual com os papéis nas mãos do cliente.

E para escolher o tipo de entrega basta inserir o documento na tela de "Conferência", e clicar em "Entrega".

Depois basta escolher o "Tipo de entrega", e por fim salvar.

Para conferir as informações de todos os protocolos feitos na ferramenta basta acessar o menu lateral "Obrigações" e ir na aba "Protocolos".

Nesta nova aba podemos conferir as informações e o status deste protocolo, e ao lado direito da tela é possível escolher reenviar o documento ou cancelá-lo, caso deseje.

E nos casos de protocolos de entrega física, é possível também confirmar se o documento já foi entregue ao responsável ou imprimir.

Para ter acesso ao documento e demais detalhes de cada protocolo basta clicar no seu nome destacado em azul.

Na nova janela será possível ver o autor do protocolo, o dia e a hora da realização e o histórico de visualização deste documento pelo cliente em cada e-mail de contato.

Também é possível acompanhar o histórico de versões do protocolo para os casos em que mais de um documento foi enviado para aquele cliente nesta competência, como correção ou complemento, por exemplo. E ao clicar sobre o ID desejado o sistema lhe apresentará os detalhes daquele protocolo.

Para cancelar os protocolos basta acessar o menu "Obrigações" e ir na aba "Protocolos".

Ao localizar o protocolo desejado basta clicar nos três pontos ao lado direito e em "Cancelar protocolo".

Informe o motivo do cancelamento e ao clicar em "Confirmar" além de cancelado o protocolo, este documento não estará mais disponível no Nibo Empresa para o cliente.

Saiba quais são e como são os e-mails que o seu cliente vai receber através do Nibo Obrigações.

Estes e-mails têm como principais objetivos apresentar a ferramenta ao seu cliente, e facilitar a comunicação entre as partes envolvidas.

1 - E-mail de boas-vindas

O primeiro e-mail que o seu cliente vai receber do Nibo será o de boas-vindas. Esse e-mail é enviado ao cadastrar um novo usuário na aba de Contatos, sendo disparado de forma automática pelo sistema.

Através deste e-mail, seu cliente deve clicar em "Acessar" e será redirecionado para definir sua senha de acesso ao Portal do Cliente. Além disso, ele poderá entender melhor quais são os benefícios de se ter um local seguro para acessar documentos enviados pela contabilidade e ainda ter vantagens exclusivas.

2- E-mail de novos documentos

Outro e-mail que seu cliente irá receber é o e-mail de novos documentos, referente às obrigações protocoladas pela contabilidade e que foram enviadas a eles.

Sempre que houver o envio de obrigações pelo Nibo, o cliente receberá um e-mail contendo informações como o número de protocolo, nome da obrigação, competência e vencimento da mesma. Além disso, é através deste email que ele poderá acessar o Portal do Cliente, onde poderá visualizar o documento.

Após a visualização do mesmo, o status do documento passa a ser de "Visualizado".

Este e-mail é disparado de maneira personalizada com a logo do seu escritório e sua assinatura.

3- E-mail de reenvio de documentos

Se for preciso reenviar uma mesma obrigação ao cliente, basta acessar a aba de "Protocolos" do Painel do Contador, buscar pelo protocolo em questão, clicar nos três pontos ao lado do protocolo, e optar pela opção "Reenviar e-mail".

Neste momento, seu cliente irá receber novamente um e-mail com a obrigação já enviada anteriormente. Mas não se preocupe, o assunto deste e-mail é enviado como "Reenvio de documentos", deixando em evidência que não se tratam de novos documentos.

4 - E-mail de documentos vencidos e não visualizados

Caso o seu cliente não visualize o documento enviado até a data de seu vencimento, na segunda-feira subsequente ao vencimento da obrigação o Nibo dispara automaticamente um e-mail para informá-lo que existe uma guia vencida que ainda não foi visualizada.

5 - E-mail de agenda do dia

Por último, temos o e-mail de Agenda de Dia, que será enviado na manhã da data de vencimento das obrigações protocoladas.

Lembre-se que este é mais um recurso para evitar possíveis atrasos por parte do seu cliente, porém, este lembrete não valida pagamentos de documentos de qualquer natureza.

Em resumo, o cliente do escritório receberá 5 e-mails principais através do Nibo. São estes:

Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)

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