Para protocolar nesta caso basta acessar seu Painel do Contador, tela de ‘Obrigações’, ‘Protocolos’ e clicar no botão ‘+ Novo Protocolo’.

Na nova janela que o sistema abrirá basta preencher as informações como desejar, assinalando o ‘Cliente’, o ‘Nome da obrigação’, ‘Competência’, ‘Vencimento’, o ‘Destino do cliente’, ‘Adicionar anexo’ da obrigação, ‘Valor’ e também pode incluir uma observação para o cliente no box referente.

No campo ‘Destino do cliente’ poderá selecionar se o arquivo em questão deverá ser enviado ao cliente, baixa justificada, ou ficar como arquivo online.

Para finalizar basta clicar no botão ‘Adicionar’ no fim da página, e posteriormente em ‘Protocolar’.

Após isso aparecerá uma mensagem como esta na sua tela, informando que a obrigação foi protocolada com sucesso, e a mesma já aparecerá como registrada na sua tela de Protocolos.

Por este caminho também seria possível protocolar diversos arquivos de uma única vez, e para isso basta clicar em ‘Protocolar’ apenas quando inserir todos os arquivos desejados.

Para protocolar pela tela de Conferência basta acessar seu Painel do Contador, tela de ‘Obrigações’ no menu lateral esquerdo, 'Conferência' e arrastar o arquivo diretamente para a tela, que ficará azul até que você solte, e então começará o upload e identificação de cada página deste arquivo original.

Além deste formato de envio, você pode também anexar o arquivo de outra forma, indo na tela de 'Conferência', clicando no ícone de ‘+’ no canto superior direito da tela e seguido da opção ‘Arquivo’, onde escolherá o arquivo na pasta do computador, e o mesmo processo de upload e identificação do arquivo se iniciará.

Quando todos os campos essenciais da obrigação como ‘Cliente’, ‘Obrigação’, ‘Competência’, ‘Vencimento’ e ‘Valor’ forem identificados você pode confirmar o protocolo clicando individualmente ao lado de cada obrigação, ou em 'Selecionar todos’ para realizar o protocolo em lote de todos arquivos que se encontram aptos a concluir o protocolo na tela de conferência, com todos os campos preenchidos, um cliente válido cadastrado e um contato dentro deste cliente que tenha permissão para receber estes envios.

Atualmente as opções ‘Correção’ e ‘Complemento’ aparecem na tela de conferência quando o usuário tenta realizar um protocolo de uma obrigação e o sistema identifica que a mesma já foi realizada anteriormente com o mesmo cliente e competência.

A opção de “Correção” exclui o documento anterior protocolado, realizando uma substituição para o novo documento.

Já a opção “Complemento” mantém o documento anterior protocolado e adiciona este novo que está sendo inserido na plataforma.

Sendo assim, quando optar pela “Correção” o cliente visualizará apenas o novo documento protocolado, e não mais o documento antigo. E quando o contador optar pelo “Complemento”, o cliente poderá ter acesso a ambos os arquivos, o documento protocolado anteriormente e o novo documento.

Para enviar um arquivo como “Complemento” basta clicar na bolinha vermelha de status ao lado e escolha a opção correspondente.

Já para enviar o arquivo de “Correção” basta seguir este mesmo caminho:

E também é possível escolher a opção desejada ao clicar sobre as informações da guia, e selecionar a opção desejada entre as opções ‘Correção’ ou ‘Complemento’, salvar e protocolar.

Atualmente no Nibo temos três tipos de obrigações: Pagamento, Cadastral e Declaração.

*Pagamento - Indica que existe um compromisso financeiro do cliente em relação ao documento anexo a essa obrigação, por isso, ele será enviado ao cliente de forma obrigatória e também armazenado em nuvem, uma outra característica única do tipo “Pagamento” é que esse documento ficará separado em um área destinada somente a “documentos a pagar” dentro do portal do cliente.

*Cadastral - Este tipo, permite que você escolha entre duas possibilidades, ou seja, você pode escolher no momento do protocolo se deseja enviar ao cliente, ou não.

*Declaração - Nesse caso, o documento não será enviado ao cliente, e ficará apenas armazenado na nuvem do Nibo Contador, é uma opção ideal para documentos obrigatórios para o contador mas que não precisam do conhecimento do cliente final.

Este tipo de obrigação é definido no momento do cadastro da obrigação no Nibo, e também está vinculado ao tipo de entrega do documento. As opções de entrega de uma obrigação são: Digital, Arquivo online e Física.

*Digital - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema do Nibo, enviado para o e-mail do cliente e consequentemente, disponibilizado dentro do Nibo Empresa.

⚠ Importante - O Nibo monitora o pós-entrega e realiza a baixa da visualização de forma automática à medida que o cliente visualiza o documento em seu portal.

*Arquivo Online - ao protocolar, este documento será apenas armazenado no sistema do Nibo, não sendo enviado por e-mail ao cliente e não gerando pendência de visualização por parte do cliente.

⚠ Importante - Realizando o protocolo pela aba de “Conferência” o documento não é disponibilizado ao seu cliente no Portal. Porém, caso protocole por “Novo Protocolo”, este recurso é viável, desde que o usuário clique no botão “Cliente Visualiza” antes de protocolar a obrigação.

*Física - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema do Nibo. Não enviaremos e-mail ao seu cliente e nem disponibilizaremos este documento no Portal, pois este tipo de envio seria o manual com os papéis nas mãos do cliente.

⚠ Importante - A baixa da visualização depende dos colaboradores do escritório informarem esse recebimento manual por parte do cliente. Isto pode ser feito na aba de “Protocolos”.

Basta localizar o referido protocolo, após clicar nos três pontinhos, ao lado direito da obrigação em que deseja dar baixa, escolher a opção “Confirmar entrega manual”, informando o nome do cliente que recebeu o documento e a data e, posteriormente, finalizar com “Gravar”.

E para escolher o tipo de entrega basta clicar nos dados do documento na tela de conferência e clicar no campo de ‘Tipo de entrega’ onde escolherá o tipo desejado, e por fim basta salvar.

O usuário deverá estar logado no Painel do Contador e se encaminhar para a aba de ‘Obrigações’, e clicar em ‘Protocolos’.

Ao localizar o protocolo que deseja cancelar, basta clicar nos três pontinhos, localizado ao lado direito e clicar em “Cancelar protocolo”.

Uma nova janela aparecerá, onde será necessário informar o motivo do cancelamento para prosseguir com a solicitação. Ao clicar em “Confirmar” seu protocolo será cancelado e o documento em questão não estará mais disponível no Nibo Empresa.

Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)

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