Para organizar melhor o fluxo de trabalho, você pode criar dois tipos de tarefas: avulsas e recorrentes.
Tarefas avulsas: São tarefas únicas, criadas manualmente para uma necessidade específica. Elas não possuem repetição automática.
Tarefas recorrentes: São tarefas que precisam ser repetidas periodicamente. Ao configurá-las, novas tarefas são criadas automaticamente conforme a frequência definida.
Criando uma tarefa avulsa
Existem algumas formas para criar uma tarefa avulsa no Nibo, são elas:
Primeira opção: Através do botão "+", no canto superior direito da tela.
Repare que o botão aparece em todas as telas, assim, caso esteja trabalhando em algum outro módulo, você pode criá-la sem mudar de página.
Segunda opção: Através do botão [+ Nova tarefa] do módulo de Tarefas e Processos.
Outra forma é acessando o módulo de "Tarefas e Processos", localizado no menu lateral esquerdo da tela.
As tarefas já criadas serão listadas e classificadas em três status: Todas, A fazer e Concluídas.
Terceira opção: Através do botão [+ Nova tarefa] através de um atendimento
Também é possível criar tarefas enquanto estiver atendendo um cliente. Na janela de atendimento, possui uma aba reservada para listar as tarefas, e também é possível criar as tarefas por lá.
Em ambos os casos, após clicar no botão “Nova tarefa” será exibido uma janela onde deverá ser escolhido o tipo de tarefa que será criada. As opções são:
Em branco: Será necessário configurar a tarefa do absoluto zero
Modelo criado: As configurações da tarefa serão preenchidas automaticamente com base no modelo escolhido.
Após escolher o tipo de tarefa, clique no botão Continuar. Uma nova janela será exibida, onde você deverá preencher os dados necessários ou, se estiver usando um modelo, confirmar as informações preenchidas automaticamente.
Atenção:
1) Mesmo escolhendo um modelo, será possível editar as configurações preenchidas automaticamente antes de criar as tarefas.
2) As tarefas poderão ser criadas para vários clientes ao mesmo tempo. Ao clicar no botão “Selecionar clientes” um ou vários clientes poderão ser selecionados.
3) As tarefas que possuírem prazo de conclusão, serão exibidas no calendário, e contabilizadas no relatório de produtividade do módulo de Obrigações.
4) Se o responsável das tarefas for outro usuário, ele será notificado através da Central de Notificações assim que as tarefas forem criadas (sininho exibido no canto superior direito da página). O mesmo acontece para os usuários configurados como seguidores.
5) O cliente não será notificado por novas tarefas criadas, pois esse é um módulo desenvolvido apenas para gerenciar demandas internas e cotidianas do seu escritório.
Criando uma tarefa recorrente
Caso a tarefa exija uma repetição periódica, a opção de recorrência garante que ela seja criada automaticamente com a frequência definida.
Para configurar uma recorrência, acesse o módulo “Tarefas e processos” e siga os seguintes passos:
1) Acesse o módulo Tarefas e Processos no menu principal.
2) Clique na aba “Configurações” e escolha a opção “Modelo de Tarefas”.
3) Na lista de modelos, encontre o modelo que deseja configurar uma recorrência e clique no botão de “Recorrência”.
4) Um janela será exibida ao lado direito da página, onde será possível configurar e editar recorrências para os clientes.
5) Caso deseje configurar uma nova recorrência, selecione os clientes e clique no botão [Adicionar] da barra de ações em lote.
6) Uma nova janela será exibida, configure a recorrência nova recorrência preenchendo o responsável, prazo de conclusão da primeira tarefa, frequência, intervalo de repetição e o que deve acontecer quando o prazo de conclusão de uma tarefa cair em um feriado ou final de semana.
7) Para finalizar, clique no botão Salvar, a janela será fechada e as recorrências serão criadas para os clientes selecionados.
8) Nesse instante, a recorrência irá criar as primeiras tarefas com base no modelo escolhido.
Atenção: Uma quantidade de tarefas será criada para cada tipo de frequência. Para garantir a continuidade da recorrência, quando o prazo de conclusão de uma tarefa for alcançado, uma nova tarefa será criada no futuro.
Frequências:
Diária: serão criadas tarefas para os próximos x dias
Semanal: serão criadas tarefas para as próximas x semanas
Mensal: serão criadas tarefas para os próximos x meses
Anual: serão criadas tarefas para os próximos x meses
Editando uma recorrência
A edição da recorrência poderá ser realizada através da janela de configuração da recorrência, seguindo os passo:
1) Acesse a janela de configurações de recorrência do modelo desejado
2) Selecione os clientes no qual deseja editar a recorrência
3) Clique no botão “Editar” da barra de ações em lote exibida na parte de baixo da janela
4) Uma nova janela será exibida, onde poderá ser alterado
O responsável pela recorrência
Prazo de conclusão da primeira tarefa da recorrência
Atenção:
1) Se apenas o responsável for alterado, uma nova janela será exibida ao clicar no botão "Salvar". Nessa janela, será necessário informar a data a partir da qual as tarefas serão modificadas.
2) Se o prazo de conclusão for alterado, todas as tarefas com status "A Fazer" criadas por essa recorrência serão excluídas e recriadas a partir da nova data informada, independentemente de terem sido editadas. Tarefas concluídas não serão afetadas.
Excluindo uma recorrência
Uma recorrência poderá ser excluída de algumas formas, são elas:
1) Através da lista de tarefas clicando no botão da lixeira ou através da janela de “Detalhes da tarefa”. Em ambos os casos o usuário poderá escolher deletar todas as tarefa criadas pela recorrência ou manter algumas delas, conforme opções exibidas no print abaixo.
2) Através da janela de configuração da recorrência. Nesse caso, o usuário também poderá escolher entre deletar todas as tarefas ou apenas as tarefas com status “A fazer” a partir de uma data específica, conforme exibidas print abaixo.
