O Histórico padrão permite cadastrar uma lista de históricos contábeis para reutilização nos lançamentos. Com esse recurso, é possível padronizar a descrição dos lançamentos, agilizar o processo de contabilização e atender aos sistemas contábeis que exigem o envio do código do histórico no arquivo de exportação.
Neste artigo, veja como configurar e aplicar o Histórico padrão nos lançamentos.
O que é o Histórico padrão
O Histórico padrão é composto por dois campos:
Código: identifica o histórico no sistema contábil.
Histórico: texto que será aplicado ao lançamento.
A maioria dos sistemas contábeis disponibiliza uma lista de históricos padrão. Recomenda-se exportar essa lista do sistema contábil e importá-la no Nibo.
Dessa forma, ao aplicar um histórico nos lançamentos, a exportação será realizada com referência a um cadastro já existente no sistema contábil.
Onde configurar o Histórico padrão
O cadastro de Histórico padrão está disponível nas configurações da Automação Contábil.
Para acessar:
Acesse Automação Contábil > Configurações.
Clique na aba Histórico padrão.
Nessa tela, é possível visualizar todos os históricos cadastrados e utilizar os filtros por Código e Histórico para localizar registros específicos.
Importar históricos padrão por planilha
Após exportar a lista de históricos do sistema contábil, é possível importar todos os registros de uma só vez por meio de uma planilha nos formatos CSV ou Excel.
Para importar:
Clique em + Adicionar.
Selecione Importar históricos.
Clique em Baixar modelo para obter a planilha com as colunas Código e Histórico.
Preencha a planilha.
Clique em + Adicionar planilha e selecione o arquivo.
Clique em Salvar.
Cadastrar um novo Histórico padrão manualmente
Além da importação por planilha, também é possível cadastrar um histórico manualmente.
Para cadastrar:
Clique em + Adicionar.
Selecione Novo histórico.
Preencha o campo Código com o código utilizado no sistema contábil.
Preencha o campo Histórico com o texto que será aplicado ao lançamento.
Clique em Salvar.
Não é possível cadastrar um histórico com o mesmo Código ou o mesmo Histórico de um registro existente. Nesse caso, o Nibo exibe a mensagem:
"Já existe um histórico padrão com o mesmo código ou histórico. Verifique os campos e tente novamente."
Editar um Histórico padrão
Todos os históricos cadastrados podem ser editados, incluindo os campos Código e Histórico.
Para editar:
Na listagem, clique no ícone de edição ao lado do registro desejado.
Altere os campos Código e/ou Histórico.
Clique em Salvar.
A edição não altera os lançamentos já realizados. O texto original é mantido, exceto quando o lançamento é editado manualmente.
Também é possível atualizar os históricos por meio da importação de uma planilha.
Atualizar: adiciona novos históricos e atualiza o texto dos registros existentes, preservando os demais.
Substituir: remove todos os históricos cadastrados e importa apenas os registros presentes na nova planilha.
Aplicar o Histórico padrão aos lançamentos
O campo Histórico dos lançamentos aceita texto livre, mas também permite utilizar um Histórico padrão.
Para aplicar:
No campo Histórico, digite / em qualquer posição do texto.
Caso necessário, digite um termo para filtrar a lista por Código ou Histórico.
Selecione o Histórico padrão desejado.
Após a seleção, o Histórico padrão é inserido como uma marcação destacada no campo. É possível adicionar texto livre antes ou depois dessa marcação.
Cada campo aceita apenas um Histórico padrão. Para removê-lo, basta excluir a marcação correspondente.
Esse mesmo comportamento está disponível:
no campo Histórico das regras de contabilização;
no modal de edição em lote;
em cada partida do modal Partida Múltipla.
Como o Histórico padrão é exportado
A forma de exportação depende do layout configurado para o sistema contábil.
Quando o layout oferece suporte ao código do histórico, o Nibo exporta o código na coluna correspondente e envia apenas o texto complementar na coluna de complemento, evitando duplicidade de informações.
Quando o layout não oferece suporte ao código do histórico, o Nibo exporta o texto do Histórico padrão junto com o texto livre em uma única coluna de histórico, sem enviar o código.
Conclusão
Pronto! O Histórico padrão está configurado e pode ser aplicado aos lançamentos para padronizar a descrição contábil, agilizar o preenchimento e garantir compatibilidade com sistemas que exigem o envio do código do histórico na exportação.