O cadastro de Participantes permite associar terceiros, como fornecedores, clientes, sócios ou outras pessoas físicas ou jurídicas, aos lançamentos e às regras de contabilização no Modo Contábil do Conciliador Open Finance.
Com esse recurso, é possível enviar os dados do participante no arquivo de exportação, atendendo aos sistemas contábeis que exigem essa informação.
Neste artigo, veja como cadastrar, gerenciar e aplicar os Participantes aos lançamentos.
Onde cadastrar os Participantes
O cadastro de Participantes está disponível nas configurações da Automação Contábil, no grupo Modo contábil.
Para acessar:
Acesse Automação Contábil > Configurações.
No menu lateral, no grupo Modo contábil, clique em Participantes.
Essa configuração é aplicada ao Modo Contábil do Conciliador Open Finance e vale para todas as empresas do escritório simultaneamente.
Como ativar os Participantes
A coluna Participante passa a ser exibida na tela de lançamentos e nas regras de contabilização após a ativação da função.
O recurso é ativado automaticamente após a importação da lista de participantes extraída do sistema contábil.
Para realizar a importação:
Acesse Automação Contábil > Configurações.
No menu lateral, selecione Participantes.
Clique em Adicionar participantes.
Clique no link planilha de exemplo para baixar o modelo e preencha os dados dos participantes, mantendo o cabeçalho.
Clique em Adicionar planilha e selecione o arquivo.
Clique em Salvar.
A importação aceita apenas arquivos no formato XLSX. Ao enviar outro formato, o Nibo exibirá o erro "Formato não suportado. Apenas XLSX está disponível".
Após clicar em Salvar, será exibida uma mensagem informando que a importação está em andamento. Ao concluir, uma nova mensagem será exibida na Central de Notificações.
O cadastro do Participante é composto por três campos:
Código: identifica o cadastro do participante no sistema contábil.
CPF/CNPJ: documento de identificação do participante.
Nome: nome ou razão social do participante.
Cadastrar e editar um Participante manualmente
Cada participante pode ser cadastrado e atualizado individualmente pela listagem.
Para cadastrar:
Clique em Adicionar.
Selecione Novo participante.
Preencha os campos Código, CPF/CNPJ e Nome. Todos são obrigatórios.
Clique em Salvar.
Também é possível cadastrar e atualizar participantes em lote por meio da importação de uma planilha.
Clique em Adicionar > Importar participantes.
Adicione a planilha no padrão esperado pelo Nibo.
Selecione uma das opções:
Atualizar participantes atuais: adiciona os novos participantes e atualiza os registros existentes.
Substituir participantes atuais: apaga os participantes atuais e importa apenas os registros da nova planilha.
Ao clicar em Salvar, o Nibo exibirá um aviso de confirmação sobre os impactos da ação antes de concluí-la.
Ao usar Substituir participantes, os cadastros atuais são apagados e substituídos pelos novos. Os participantes excluídos continuam sendo utilizados pelas regras de contabilização já configuradas, e os lançamentos já efetuados não são afetados.
Ao usar Atualizar participantes, os cadastros atuais serão atualizados caso um código de participante existente no Nibo seja informado na planilha com alteração no CPF/CNPJ ou no Nome/Razão social. Novos participantes serão criados.
Excluir um Participante
Qualquer participante pode ser excluído manualmente pela listagem.
Para excluir:
Na listagem, clique no ícone de exclusão ao lado do registro desejado.
Confirme a exclusão.
Após a exclusão, o Nibo exibirá a confirmação "Participante excluído com sucesso."
Ao confirmar a exclusão, o participante continuará sendo utilizado pelas regras de contabilização já configuradas, e os lançamentos já efetuados com esse participante não serão afetados.
Aplicar o Participante aos lançamentos
Após ativar o uso de participantes, o preenchimento do campo Participantes é opcional nos lançamentos.
Para aplicar:
Clique no campo Participantes do lançamento.
Busque pelo Código, CPF/CNPJ ou Nome.
Selecione o participante desejado.
O mesmo campo, também opcional, está disponível:
nas regras de contabilização, na seção Então, para aplicar o participante automaticamente aos lançamentos gerados pela regra;
no modal Modificar em lote, nas seções Recebimentos e Pagamentos;
no modal Lançamento de partidas múltiplas, em cada partida.
Desativar os Participantes
Caso o recurso não seja mais necessário, é possível desativá-lo na tela de Participantes das Configurações.
Para desativar:
Acesse Automação Contábil > Configurações > Participantes.
Clique em Desativar participantes.
Confirme a ação.
Após a desativação, o Nibo exibirá a confirmação "Participantes desativados com sucesso."
Ao desativar, a coluna Participante é removida da tela de lançamentos de todas as empresas do escritório, e não será possível adicionar participantes a novos lançamentos. Os lançamentos já efetuados com participantes não levarão essa informação na exportação.
Conclusão
Os Participantes estão configurados e podem ser aplicados aos lançamentos e às regras de contabilização, padronizando a referência dos terceiros e garantindo compatibilidade com sistemas contábeis que exigem o envio do código ou do CPF/CNPJ do participante na exportação.