Vídeo tutorial
Assista ao vídeo com o tutorial sobre como controlar e enviar obrigações no Nibo Obrigações Plus e veja cada etapa no próximo tópico para saber mais do Calendário:
Cores e status
O Calendário reflete o processo de entrega de obrigações de recorrência fixa do escritório. Através das cores, podemos realizar o acompanhamento do status de cada documento.
Veja o significado de cada uma das cores:
Verde escuro - A obrigação ainda não foi protocolada e seu vencimento é futuro.
Verde claro - A obrigação protocolada dentro do vencimento.
Vermelho escuro - A obrigação ainda não foi protocolada e seu vencimento já passou.
Vermelho claro - A obrigação foi protocolada fora do prazo de vencimento.
DICA: Passando o mouse em cima de cada bolinha, é possível visualizar a legenda da cor.
Ao lado direito da tela, clicando no nome da obrigação, o usuário consegue conferir quais empresas estão listadas em cada caso específico.
Meta interna
A data de meta interna corresponde a quantos dias úteis antes do vencimento o usuário poderá ser notificado, caso não protocole o documento até essa data em questão.
Ela ajuda o usuário a ser avisado com antecedência de obrigações não protocoladas próximas ao vencimento, prevenindo o escritório de não perder o prazo de entrega.
Protocolar utilizando "Anexar arquivo"
Para protocolar (entregar suas obrigações), basta encontrar a obrigação no “Calendário”, filtrando pela data correspondente de Meta Interna ou de Vencimento. Lembre-se que o calendário fornece o controle das obrigações previamente vinculadas.
No lado direito da tela, existe uma legenda informando a quantidade de documentos que precisam ser realizados em dias específicos do calendário.
Encontre e clique no documento desejado. Em seguida, selecione os três pontinhos que estarão disponíveis para realizar a entrega, que poderá ser realizada de duas formas:
Anexar arquivo
Novo protocolo
Através da opção "Anexar arquivo", o usuário irá selecionar o documento que, posteriormente, será encaminhado para a tela de "Conferência" e estará disponível para concluir o processo.
Com o documento na tela de "Conferência" basta selecionar o arquivo e clicar em "Protocolar".
Protocolar utilizando "Novo protocolo"
Para protocolar basta que o usuário encontre a obrigação no “Calendário”, de acordo com a data correspondente de "Meta Interna" ou "Vencimento". É possível definir a visualização do calendário através do filtro disponível ao lado do mês correspondente, e representado pelo ícone de funil.
Lembre-se que o calendário fornece o controle das obrigações previamente vinculadas.
No lado direito da tela, existe uma legenda informando a quantidade de documentos que precisam ser protocolados em dias específicos do calendário, e ela pode ser analisada por obrigação ou por cliente.
Busque pelo documento desejado nesta legenda, e ao clicar sobre ele, um subtópico aparecerá, e ao lado direito de cada documento ou cliente, terão três pontinhos disponíveis para realizar a entrega, que poderá ser realizada de duas formas: “Anexar arquivo” ou na opção de “+ Novo protocolo”.
Uma nova tela será aberta onde os campos: Cliente, Obrigação, Referência, Vencimento, Destino e Entrega já estarão pré - preenchidos. Verifique e confirme as informações, principalmente o campo entrega, e pode inserir o documento no botão "Adicionar anexo".
Assim que este carregar, o usuário deve clicar em ‘Adicionar’. O documento ficará anexado no rodapé da tela onde o usuário já poderá protocolar, clicando no botão azul, ou inserir um novo documento para protocolar em lote.
Caso seja necessário entregar mais de uma obrigação em um único protocolo, preencha as informações do novo documento, desde o campo “Obrigações”, e repita o processo de adição do arquivo para, no final, clicar em protocolar.
Baixa em obrigações sem movimentação
Para aplicar a baixa justificada em obrigações pelo calendário basta acessar o Painel do Contador e clicar em “Obrigações”, localizado no menu lateral esquerdo. Ao visualizar a aba de “Calendário”, o membro do escritório deverá encontrar a data correspondente ao documento em que a baixa é necessária.
Informe o motivo da baixa justificada no campo que aparecerá no rodapé da página e, por fim, clique em "Aplicar baixa".
Ao lado direito da tela, aparecerão os documentos atribuídos à data selecionada, e ao clicar no título de cada um deles, uma listagem de clientes aparecerá. Ao lado esquerdo de cada obrigação o usuário irá visualizar um quadrado branco selecionável. Agora basta encontrar o cliente que não teve movimento no mês, clicar no checkbox ao lado, informar o motivo da baixa justificada no campo que aparecerá no rodapé da página e, por fim, clicar em “Aplicar baixa”.
Caso deseje aplicar a baixa justificada em lote basta clicar no quadrado ao lado do campo “Cliente”, para que desta forma todos sejam selecionados.
DICA: O motivo da baixa ficará disponível para visualização ao acessar o ícone de “Detalhes do Documento” dentro da “Aba de Protocolos”.
A obrigação não aparece no meu Calendário, o que fazer?
Se este é o seu caso, siga os seguintes passos:
Confirme os filtros aplicados dentro do seu “Calendário”.
Certifique-se do departamento e se a data está filtrada por meta interna ou vencimento.
Certifique-se que a obrigação em questão está vinculada ao cliente.
Para isto, basta que o usuário se direcione para a aba de “Configurações”, dentro do produto “Obrigações”, e, posteriormente, clique em “Vínculos”, sua opção está disponível no lado esquerdo. Após este passo, basta aplicar o filtro de departamento e visualizar se a obrigação foi devidamente vinculada. Caso não esteja, realize o vínculo nesta tela.
Caso esteja tudo correto, verifique a “Regra de Vencimento” preenchida dentro do cadastro da obrigação.
Para isto é necessário que o usuário se direcione para a tela de “Configurações”, seguido da aba de “Obrigações”. Agora basta clicar no lápis da obrigação que deseja analisar. Confirme se os campos: ‘Frequência’, ‘Meses’, ‘Dia do Vencimento’ e ‘Data não útil’ estão preenchidos corretamente.
Anexos