Relatório de Produtividade
O Relatório de Produtividade mostra, em tempo real, quais documentos foram entregues dentro ou fora do prazo, segmentando as informações em níveis de análise como: visão geral do escritório, por departamento e por usuário.
Nesta tela, você pode filtrar por meta interna ou por vencimento, e terá uma perspectiva mais ampla do andamento das entregas do escritório.
Para acessar basta ir em "Obrigações", clicar em "Relatórios" e optar por "Produtividade":
Se quiser informações mais específicas, basta verificar, ao lado direito, a análise por departamento. Também será possível acompanhar o desempenho por funcionário.
Em cada gráfico, teremos uma legenda de cores informando o status de cada etapa dentro do fluxo de controle de obrigações. Separamos por:
Em aberto: Para os documentos que ainda não foram entregues. Em que, a cor vermelha mais forte, indica os documentos que estão fora do prazo, e a cor verde mais forte, os que irão vencer futuramente.
Concluído: Para os documentos que já foram entregues. O vermelho mais claro, informa ao usuário que o documento foi entregue, porém fora do prazo de vencimento. E o verde mais claro, indica que foi concluído e dentro do prazo de vencimento.
Cada tópico está associado a um link onde você poderá ter acesso, com um clique, a listagem de documentações dos clientes em cada um dos status.
Relatório Completo
O Relatório Completo, permite a análise de todos os protocolos realizados e todas as obrigações vinculadas no sistema de forma simples e objetiva.
Para acessá-la basta ir em "Obrigações", "Relatórios", "Completo".
Utilize os diferentes filtros para direcionar sua pesquisa e clique em "Filtrar".
Lembre-se que já estará filtrado pelo período de vencimento do mês atual por padrão.
Mapa de pendências
Através do Mapa de Pendências, é possível visualizar todas as obrigações que estão em atraso, quanto ao prazo de envio, vencimento legal da guia e visualização do cliente. Nesse último caso, o prazo para visualizar é o mesmo de vencimento do arquivo.
Para acessar tal relatório, basta acessar o Obrigações, clicar em "Relatórios" e optar pelo "Mapa de pendências":
Na coluna “Meta interna” temos este esquema de cores:
🔴 Indica que a obrigação já passou do prazo interno estipulado para protocolo
🟢 Indica que não existe pendência
🟡 Indica que o prazo para envio é vigente, ou seja, no mesmo dia da consulta
A coluna do "Vencimento" tem o mesmo sistema de cores, mas aqui, vamos considerar as datas dos vencimentos estipulados por lei.
Na coluna de "Visualização", vamos acompanhar a visualização do seu cliente da seguinte forma:
🔵 Indica que a data de vencimento é futura
🟡 Indica que o vencimento é no mesmo dia da consulta
🔴 Indica que a obrigação venceu e existe a pendência de visualização
🟢 Indica que não há pendências
Quanto às pendências do seu cliente, fique tranquilo! Pois quando chegar o dia de vencimento da obrigação, ele será notificado via e-mail, e quando o documento passar da data de vencimento, ele receberá um outro e-mail para verificar os documentos não visualizados.
⚠️ Importante: O número indicado nas colunas, corresponde ao número de empresas que não receberam os documentos e/ou não visualizaram a obrigação. Para verificar, basta clicar em um deles.
É possível também aplicar a baixa justificada diretamente nesta tela do "Mapa de pendências". Basta clicar sobre a obrigação desejada e selecionar o checkbox ao lado da obrigação desejada, e por fim, clicar em "Aplicar baixa".
⚠️ Atenção: Para aplicar baixas justificadas em lote, basta clicar no quadrado ao lado do campo "Empresa" para selecionar todas as obrigações listadas.
Relatório de auditoria
O relatório de auditoria tem como diferencial a possibilidade de avaliar toda a performance do escritório no vencimento selecionado, e é uma ferramenta poderosa de monitoramento na sua rotina diária.
E para acessar, basta ir em Obrigações, clicar em "Relatórios" e optar por "Auditoria":
Conseguimos utilizar alguns filtros como "Período" (mês e ano), "Cliente", inclusive se deseja ou não exibir clientes arquivados, "Departamento", "Obrigação" e "Responsável", e por fim, basta clicar em "Gerar relatório".
No relatório gerado, serão exibidas as guias nos status "Protocoladas", "Protocolados e não visualizados", e "Concluídos", de acordo com os filtros que foram aplicados anteriormente.
Exportando relatório e listas do Nibo Contador
Para exportar os relatórios clique em "Exportar" no canto superior direito da tela, selecionar o formato de arquivo desejado entre as opções XLSX, CSV ou PDF e aguardar o download.
O sistema apresentará a mensagem "Estamos preparando o relatório, enviaremos uma notificação quando ficar pronto".
E após alguns minutos aparecerá o relatório na "Central de notificações" no ícone de sino no canto superior direito da tela, e para baixá-lo basta clicar sobre a informação desejada.
Atualmente a exportação pode ser realizada neste formato nas seguintes telas:
Protocolos;
Lista de obrigações;
Meus clientes;
Contatos;
Atendimentos;
Relatório completo
Confira abaixo a localização do botão nas páginas que possuem esse recurso:
Aba de Protocolos
Aba de Relatório Completo
Aba de Lista de obrigações
Tela de Meus clientes
Tela de Contatos
Tela de Atendimento
Em relatório de "Auditoria" também é possível exportar a lista com os filtros aplicados, ao clicar em "Gerar relatório", porém neste caso o relatório só é exportado no formato XLSX.
Tipos de exportação do sistema
Arquivo XSLX: é o formato das planilhas em Excel. Selecionando esta opção, você terá acesso a uma planilha com as informações contidas no relatório ou lista e poderá manipulá-las de acordo com a sua necessidade: criando filtros, gráficos, etc, além da possibilidade de realizar a importação da mesma em outros sistemas.
Arquivo CSV: é um formato que pode ser utilizado para backups e integrações. Todo arquivo CSV pode ser aberto por um editor de texto, como, por exemplo, bloco de notas, Word, LibreOffice, NotePad, etc. Devido às suas características, você poderá importá-lo em qualquer sistema que aceite este formato sem a necessidade de realizar uma edição prévia.
Arquivo PDF: neste formato as informações são melhor organizadas visualmente. Pode ser utilizado para levar dados para uma reunião ou para o envio de informações a um cliente. Pode ser aberto em qualquer dispositivo, incluindo celular, sem a necessidade de um aplicativo.
Observações:
Relatório completo e tela de protocolos
Como essas telas possuem um grande volume de informações, é necessário selecionar um cliente, uma obrigação ou um período de até três meses nos filtros para realizar a exportação do relatório. Caso isso não aconteça, a seguinte mensagem de erro será apresentada:
Formato PDF
O PDF exportado pode não conter todas as colunas que são apresentadas nos formatos XSLX e CSV por possuir uma limitação de espaço.
Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)