Aprenda a verificar e deixar tudo pronto na tela de Conferência para envio dos documentos de forma ágil e mais automatizada. Nesta aba, você poderá automatizar sua rotina, inclusive protocolando arquivos em lote e criando a leitura automática de documentos.
Manipulando os arquivos na tela de "Conferência"
Existem algumas maneiras de adicionar o documento na ‘Conferência’, dentre elas o drag and drop, onde caso tenha os arquivos salvos no seu computador, basta abrir a pasta correspondente e arrastar o arquivo para começar o upload e a identificação do documento.
Você pode também anexar o arquivo de outra forma, clicando no ícone de ‘+’ no canto superior direito da tela e na opção "Arquivo", onde selecionará o que deseja e o mesmo processo de upload e identificação do documento se iniciará.
Outra forma de trazer os documentos para essa tela é através do Nibo Impressora ou pelo Nibo Assistente, extensões que integram com a tela de "Conferência".
Como protocolar pela tela de "Conferência"?
Caso a guia tenha um layout com robô ativo no Nibo, seja padrão ou personalizado, o sistema irá aplicar a leitura automática dos campos a partir das informações do arquivo.
Os documentos que não possuem robôs configurados podem também ser protocolados com muita rapidez, e para isso basta clicar no ícone de lápis de edição ao lado do arquivo, ou nas próprias informações da tela para que possa preenchê-los antes de protocolar.
Quando todos os campos essenciais da obrigação como Cliente, Obrigação, Competência, Vencimento e Valor forem identificados, você deve confirmar o protocolo clicando individualmente ao lado de cada uma e em seguida, clicando em Protocolar.
E também é possível utilizar a opção "Selecionar todos" e "Protocolar todos" para realizar o protocolo em lote dos arquivos aptos.
Também é possível editar o tipo de entrega da obrigação na tela de "Conferência" mesmo, escolhendo entre as opções "Digital", "Arquivo online" ou "Física", e isso definirá o destino da guia protocolada.
Digital - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema do Nibo, e também enviado para o e-mail do cliente e para o Nibo Empresa.
⚠ Importante: O Nibo monitora o pós-entrega e realiza a baixa da visualização de forma automática à medida que o cliente visualiza o documento em seu portal.
Arquivo Online - Ao protocolar, este documento será apenas armazenado no Nibo, não sendo enviado ao cliente e não gerando pendência de visualização por parte dele.
⚠ Importante: Realizando o protocolo pela aba de “Conferência” o documento não é disponibilizado ao seu cliente no Portal. Porém, caso protocole por “Novo Protocolo”, este recurso é viável, desde que o usuário clique no botão “Cliente Visualiza” antes de protocolar a obrigação.
Física - Ao protocolar, este documento será armazenado no sistema, não será enviado ao cliente pelo Nibo pois este tipo de envio seria o manual com os papéis nas mãos do cliente.
⚠ Importante: A baixa da visualização depende dos colaboradores do escritório informarem esse recebimento manual por parte do cliente, na aba de ‘Protocolos’.
E para escolher o tipo de entrega basta inserir o documento na tela de "Conferência", e clicar em "Entrega", onde escolherá a melhor opção para sua demanda e salve.
Na própria tela conseguimos também realizar as configurações necessárias para que o protocolo possa ser feito, como por exemplo cadastrar clientes e adicionar destinatários.
Você também tem a possibilidade de inserir uma observação que será enviada junto a guia protocolada.
Caso ainda não tenha criado vínculo para esta obrigação e cliente o sistema te dará a oportunidade de criar um novo vínculo no momento, iniciando seu controle.
Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)