Ativando o recebimento de documentos
Para habilitar o recebimento de documentos de um cliente, selecione a opção “Documentos Recebidos” no menu lateral. Em seguida selecione a opção “Clientes Não Configurados” no menu superior. Localize o cliente desejado e clique no botão "Ativar".
Configurando o cliente
Após ativar a funcionalidade, será necessário configurar como os documentos serão solicitados ao cliente.
Etapa 1 - Documentos
Na primeira etapa, você terá que informar quais documentos quer receber do cliente e a partir de qual data de competência.
Você pode copiar as informações de outra empresa ou informar documentos específicos para o cliente.
Clique em "Próximo" para seguir para a próxima etapa.
Lembre-se de criar nomes de documentos que sejam claros para o seu cliente, pois essas serão as descrições enviadas no e-mail de solicitação para ele.
Etapa 2 - Pedidos
Na segunda etapa você terá que configurar um ou mais pedidos dos documentos configurados no passo anterior.
Para cada pedido será enviada uma mensagem separada para o seu cliente. Na próxima etapa você vai poder definir quem são os responsáveis, tanto da empresa como do escritório, pelo envio e recebimento desses documentos.
Clique em "Próximo" para seguir para a próxima etapa.
Etapa 3 - Responsáveis.
Nesta etapa você terá que informar os contatos do cliente que serão responsáveis pelo envio, e o colaborador do escritório responsável pelo recebimento de cada pedido.
Opcionalmente, você poderá informar uma mensagem, que será enviada juntamente com o pedido, e as regras de lembrete automático.
Clique em "Próximo" para seguir para a próxima etapa.
Etapa 4 - Revisão
Na última etapa, você poderá conferir todas as configurações, enviar um e-mail de testes, antes de finalizar.
Ao clicar em “Concluir”, sua configuração será salva.
DICA: Para alterar as configurações de um cliente pela tela de Monitoramento, clique no lápis ao final da linha daquele cliente. Se estiver na na tela de Pedidos daquele cliente, clique na opção "Configuração" no menu superior.
Replicando a configuração de outro cliente
É possível ganhar agilidade replicando as configurações de um outro cliente já configurado.
Para copiar as configurações, basta selecionar o cliente de onde as configurações serão copiadas na barra azul e clicar em "Copiar".
As informações serão replicadas e você só vai precisar complementar as informações que são específicas do novo cliente sendo configurado.
Lembrete de envio de documentos pendentes
É possível enviar um lembrete para o cliente, de documentos que ainda não foram enviados, bastando clicar em “Enviar Lembrete” no topo da tela e seguir as instruções.
É possível solicitar a documentação de um mês específico ou de todos os meses em que haja alguma pendência.
Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)