O módulo de "Tarefas e processos" foi desenvolvido para te ajudar a organizar e gerir as demandas internas do escritório, centralizando tudo em um só lugar, o menu principal do módulo. E para verificá-las basta ir no menu com mesmo nome, seguido da aba "Tarefas".

Existem diversas maneiras de criar uma tarefa no Nibo, uma delas é pelo botão de atalho, no canto superior direito da tela. Repare que ele aparece em todas as telas, assim, caso esteja trabalhando em algum outro módulo, você pode criá-la sem precisar mudar de página.

Para criar uma nova tarefa pela aba de "Tarefas" basta clicar no botão "+ Nova tarefa" e preencher. Comece incluindo um título, por exemplo, "Atualizar certificado digital", em seguida vincule um cliente, um usuário do escritório que deverá ser responsável por esta tarefa e o prazo final de conclusão, e salve.

Ao adicionar um prazo de conclusão para uma tarefa, o sistema permite que ela apareça automaticamente no seu calendário de vencimentos. Diferente das obrigações, é importante que você saiba que esse é o prazo final de conclusão, e este módulo não funciona com metas internas.

Após a criação, você poderá adicionar outras informações relevantes em "Detalhes", poderá também inserir comentários ao longo da execução ou até mesmo alterar a responsabilidade para outro membro do escritório, que nesse caso, será notificado por e-mail.

Para criar uma tarefa com recorrência, basta clicar em "Alterar" no canto inferior direito, próximo ao "Prazo de conclusão", e em seguida clique em "Tornar recorrente", configure a frequência e pronto, é só salvar!

Quando finalizar a tarefa, basta clicar na bolinha de conclusão, ao lado esquerdo do título, ou em "Marcar como concluída" dentro dos detalhes da tarefa. Essa ação também poderá ser feita no calendário de vencimentos.

Antes de ativar um processo, é necessário criar um modelo de processo, onde irá definir a forma do seu processo, criar todas as etapas e tarefas necessárias para ele. Acesse:

A partir disso, basta clicar em "+ Nova tarefa", para começar a definir quais são as tarefas que deverão fazer parte da etapa 1 do seu processo.

O responsável pela tarefa será obrigatoriamente um dos usuários cadastrados como equipe do escritório, e você pode associar o mesmo responsável pelo processo inteiro ou escolher um responsável diferente, que será fixo para cada tarefa. Após a escolha adicione o prazo de conclusão considerando dias úteis ou corridos. Também é possível adicionar uma descrição padrão e adicionar subtarefas.

A estrutura de criação do seu modelo de processo terá uma visualização em formato de quadros, que facilita a identificação das etapas e informações mais relevantes de cada tarefa. Se você já finalizou este modelo, basta clicar em "Criar modelo" para salvar. E não se preocupe, se for necessário, você poderá editar as configurações já criadas.

Pronto! Agora você já pode começar a criar processos de forma rápida e simples através dos modelos.

Para iniciar um processo, é essencial que você já tenha criado um modelo anteriormente. Se já estiver criado, basta acessar a aba de "Processos" e clicar em "+ Novo processo".

Escolha o modelo a ser utilizado, o responsável interno e o cliente, e por fim, informe a data de início que será o ponto de partida de todas as tarefas incluídas neste processo. Lembrando que o responsável pelo processo será notificado por e-mail, e que você poderá selecionar uma data futura e deixar o seu processo agendado.

Por fim, vamos clicar em "Iniciar processo" e, pronto! Caso queira mais informações, clique em "Detalhes" e poderá visualizar as etapas e tarefas em andamento. Viu como é simples?

Você também poderá criar processos com recorrência indo em "Tarefas e processos", "Configurações" onde escolherá o modelo que desejado. Passe o mouse sobre o campo de "Clientes recorrentes", e clique em editar.

Nesta etapa, selecione qual empresa em que você deseja a recorrência neste processo, podendo selecionar um ou mais ao mesmo tempo. Após a escolha das empresas, clique em "Configurar recorrência" no canto direito para que você escolha o responsável, a data de início e a recorrência que deseja aplicar a este processo. Viu como é simples?

Ainda na tela de "Configurações", você poderá editar e transferir responsabilidades na aba de "Responsabilidades", buscando pelo responsável atual, depois o novo responsável e por fim o que deseja transferir.

Você poderá modificar os responsáveis de tarefas e processos em aberto, com ou sem recorrência ou, se desejar, também poderá transferir as tarefas dentro dos modelos já criados. Depois, é só clicar em "Transferir responsabilidade".

Agora que você já sabe tudo sobre Tarefas e Processos, continue avançando na implementação e conheça mais sobre o módulo de Documentos Recebidos.

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