A primeira coisa que você irá fazer é criar um novo modelo de processo, para que você possa ver do início ao fim o fluxo de atribuição de responsável pelo cliente no departamento. Para isso iremos acessar o módulo de “Tarefas e processos”.
Depois clique em “Configurações”.
Já na tela de configurações, você irá clicar em “+ Novo modelo”.
Selecione a opção “Modelo em branco” e “Criar modelo”.
Agora você dará início a configuração do seu modelo de processo.
Comece inserindo o “Título”, no meu caso será “Defis”, o “Departamento” que esse modelo fará parte, o campo “Instruções” não é obrigatório.
Após isso começaremos a configurar as tarefas que irão compor esse modelo de processo, basta rolar um pouco a tela que você verá a opção “+ Nova tarefa”.
Dentro dessa “Nova tarefa” iremos inserir o “Título” dessa tarefa, que será “Solicitação de documentos”, o “Departamento” ao qual a tarefa faz parte (lembrando que, para que você consiga utilizar o responsável pelo cliente no departamento, o campo departamento será necessário), e agora sim iremos definir o “Responsávelpelo cliente no departamento”, para que assim que o processo for iniciado e a tarefa seja desbloqueada, o responsável seja atribuído automaticamente de acordo com as configurações realizadas previamente.
Vamos terminar as configurações da nossa primeira tarefa inserindo um “Prazo de conclusão” e o “Desbloquear tarefa”, que é o pré-requisito para que a tarefa possa ser iniciada. Os campos “Descrição” e “Subtarefas” são opcionais para que vocês possam deixar a tarefa ainda mais completa. Após isso basta clicar em “Salvar Tarefa”.
Depois de criada a primeira tarefa do seu modelo de processo, o próximo passo é você continuar realizando a configuração do seu modelo, inserindo todas as tarefas necessárias.
Vou criar mais uma tarefa para que possamos ver a atribuição de responsabilidades acontecendo.
Na próxima tarefa irei atribuir um responsável fixo que será o “Alexson”, isso significa que o Túlio será responsável por realizar a tarefa “Conferência de documentos admissionais”.
Após inserir as informações necessárias sobre a tarefa, clique em “Salvar tarefa”
Não se esqueça de clicar em “Criar Modelo” ou “Salvar modelo” na parte inferior direita para que seu modelo seja criado ou que as alterações sejam salvas.
Depois de criado o seu modelo de processo, o próximo passo é iniciar o processo, para isso você irá acessar a tela de “Processos” e clicar em “+ Novo processo”.
Vamos escolher o modelo que desejamos iniciar, que é o “Defis”, notem que o campo “Departamento” foi preenchido automaticamente e não é possível alterá-lo, pois esse campo foi definido no momento que foi criado o modelo de processo.
Agora em “Responsável” o sistema irá permitir que você defina o “Responsável pelo cliente no departamento” para ser responsável por esse processo, vamos inserir o “Cliente” a “Data de início” e “Salvar”.
Dessa forma você iniciou o processo de admissão já utilizando a atribuição de “Responsável pelo cliente no departamento”.
Um ponto muito interessante que isso lhe permite é iniciar um processo em lote para clientes diferentes podendo utilizar o “Responsável pelo cliente no departamento”, pois com a configuração feita, o sistema saberá exatamente a qual responsável deverá atribuir cada uma das tarefas.
Agora, para conferirmos, iremos acessar o nosso processo e verificar o responsável que foi atribuído em cada um das tarefas, para isso, basta você clicar em cima do nome do processo “Defis” na tela de processos.
Notem que, na primeira tarefa o responsável é Kauany, dessa maneira vocês conseguem ver na prática como o sistema entende a atribuição de responsável pelo cliente no departamento.
Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)