Como ativar a funcionalidade de Documentos Recebidos?

Agora você pode receber e gerenciar documentos com praticidade e agilidade! Com essa funcionalidade, seus clientes serão lembrados de enviar os documentos mensais de forma automática e os arquivos ficarão organizados e armazenados com segurança.

Primeiramente, você precisa estar logado no Painel do Contador, e em seguida, acessar o módulo de ‘Documentos recebidos’, localizado no menu lateral esquerdo. Logo depois, clique na aba ‘Configurações’ no canto superior da tela. Na nova tela identifique o cliente para o qual você deseja ativar a funcionalidade e clique na opção ‘Ativar’.

Documentos recebidos → Configurações → Ativar

Veja o exemplo abaixo:

Como configurar um pedido recorrente de documentos?

Após ativar o módulo para o seu cliente, você deverá realizar a configuração do pedido conforme em 4 etapas:

No passo 1, preencha o mês e o ano de início da cobrança. Ou seja, a partir de qual competência você deseja solicitar a documentação em questão. Em seguida, liste um por um dos documentos necessários para este pedido. Cada documento listado representa uma pasta para seu cliente. Faça o preenchimento de forma clara, nomeando os documentos que o cliente precisa te entregar, pois eles serão replicado no e-mail exatamente igual como consta configurado no pedido;
No passo 2 , você irá configurar os pedidos - um pedido corresponde a um e-mail. Para sua organização você pode criar um ou mais pedidos. O nome correspondente ao pedido é de uso interno. O usuário deverá escolher os documentos atrelados aos pedidos, bem como se serão referentes ao mesmo mês de competência ou ao mês anterior;
No passo 3, você irá informar qual funcionário ficará responsável pelo acompanhamento das entregas e, abaixo, o e-mail do contato da empresa que enviará os documentos.
1. Logo abaixo, é possível habilitar o disparo do lembrete automático e preencher as frequências dos disparos destes e-mails;
No passo 4, você deve revisar a configuração do seu pedido. Ao clicar em “Concluir” sua configuração será salva.

Como copiar a configuração de um pedido existente para outras empresas?

É possível replicar para os clientes que ainda não foram configurados os pedidos.

Para isso, o usuário precisa estar logado no Painel do Contador e no módulo de “Documentos recebidos” clicar no lápis da empresa em que deseja replicar a configuração previamente realizada em outra empresa.

Na parte superior da tela, aparecerá uma barra azul, onde será possível escolher a empresa já configurada e, ao clicar em “Aplicar configurações", todas as solicitações de documentações e a parte de pedido será replicada.

Documentos recebidos → Lápis de edição → Documentos → Aplicar configurações

⚠️Importante: Esta opção de replicar a configuração de outra empresa só fica disponível em novas empresas ou naquelas que tenham o limite máximo de até 10 arquivos já anexados.

Já a informação da competência a partir da qual serão gerenciados os documentos e os responsáveis pelo pedido no escritório e no cliente deverão ser preenchidos novamente, no passo 1 e 3 respectivamente.

Importante frisar que apenas os usuários que estejam assinalados no campo ‘Responsáveis pelo envio dos documentos’ conseguirão ter acesso a aba e enviar os documentos pelo Nibo Empresa, então além do contato cadastrado do cliente é necessário assinalar o e-mail dele nesta aba de ‘E-mails’ e salvar.

Como enviar lembretes via e-mail para seus clientes?

Dentro do menu de ‘Documentos Recebidos’ é possível acompanhar o status das entregas das documentações solicitadas aos seus clientes.

Ao lado direito de cada empresa configurada na aba de ‘Documentos recebidos’, no Painel do Contador, existirá uma seta direcionada para baixo. Clicando nesta seta, o usuário terá a opção de “Enviar lembrete” por pedido cadastrado.

Você poderá definir se deseja solicitar novamente a documentação de um mês específico ou de todos os meses em que há pendência. Clicando em “enviar lembrete agora” um novo e-mail será direcionado ao contato cadastrado no cliente desejado.

Como gerenciar os documentos recebidos?

Aprenda a gerenciar os documentos recebidos e garanta mais organização para o seu escritório.

Para acessar, clique em ‘Documentos Recebidos’ no menu lateral esquerdo. Nessa tela, você verá todas as empresas cadastradas, e quais possuem esse módulo ativo.

O primeiro passo, é acompanhar o status desse recebimento de documentos através da legenda que está no cabeçalho.

⚫ A bolinha preta indica que seu cliente enviou os documentos por e-mail e você poderá organizar os arquivos em suas devidas pastas posteriormente.

🟢 Já a bolinha verde indica que todos os documentos solicitados foram recebidos e já estão organizados nas pastas que foram configuradas previamente.

🟡 A bolinha amarela indica que eles foram parcialmente recebidos, ou seja, nem todas as pastas estão completas ou nem todos os documentos foram enviados pelo cliente na plataforma.

🔴 Por fim, a vermelha indica que nenhum documento foi recebido.

Clique diretamente na bolinha referente ao mês e cliente que deseja acessar. O Nibo irá mostrar os pedidos existentes e você deve clicar novamente na bolinha referente ao pedido que deseja visualizar.

Você será redirecionado para uma tela onde poderá ver todos os documentos solicitados e recebidos. Com isso , você poderá fazer uma conferência do recebimento além de poder editar, baixar ou excluir o documento. Também haverá a possibilidade de informar ao seu cliente se ainda constam pendências na entrega.

Se após a conferência você quiser garantir que seu cliente não irá excluir aquele documento no portal, não esqueça de selecionar o botão “verificado”.

Por fim, vale lembrar que é possível exportar esses documentos por excel, no canto superior direito, e visualizar todo o histórico de atividades no fim da tela.