Para começar, faça o download do Guia de Utilização do WhatsApp e na sequência, leia os artigos abaixo:
Neste artigo você aprenderá sobre os seguintes temas:
Como localizar o número de WhatsApp do meu escritório?
É possível localizar o número do WhatsApp dentro do Painel do Contador, ao se direcionar a aba de “Configurações”, localizado no menu lateral esquerdo.
Ao acessar a tela, basta clicar em “Escritório” que seu número estará disponível para visualização no campo “Dados do escritório”.
Configurações → Escritório → Dados do escritório
Como configurar os tipos de atendimento e usuários notificados?
O módulo de atendimento é essencial para centralizar as demandas do seu cliente e oferecer maior organização para o dia a dia da sua contabilidade. Pensando nisso, o Nibo já disponibiliza algumas opções de tipos de atendimento para serem utilizadas por você e sua equipe. Antes de começar a utilizar, se precisar revisar, adicionar ou remover algumas categorias e responsáveis, você deverá acessar:
Relacionamento > Atendimento > Configurações
A partir disso, você poderá reordenar e editar os tipos de atendimento, adicionar os departamentos responsáveis por cada tipo e os respectivos usuários a serem notificados em cada um deles.
⚠️Importante: Você poderá escolher mais de um usuário para ser notificado sobre um novo atendimento. Porém, haverá apenas um responsável por atendimento. |
Como iniciar um atendimento via WhatsApp?
Para iniciar um novo atendimento via WhatsApp, você deve acessar o painel do Contador e em seguida clicar em:
Relacionamento → Atendimento → +Novo Atendimento
Em seguida, selecione os campos obrigatórios como: cliente, contato e tipo de atendimento para seguir para a mensagem de abertura.
A partir disso, você deverá selecionar o botão “Iniciar conversa via WhatsApp” e, na sequência, escrever de forma detalhada a primeira mensagem que será enviada ao seu cliente.
Lembre-se: você deve caprichar nessa primeira etapa e colocar o máximo de detalhes que puder. Após envio da primeira mensagem, as demais só serão entregues após a primeira resposta do seu cliente!
Além da mensagem que você irá enviar, o Nibo também irá informar ao seu cliente outros detalhes importantes para garantir que a mensagem seja recebida com sucesso! Veja no abaixo um exemplo de mensagem padrão de abertura de conversa:
Após preencher o campo com sua mensagem personalizada, você ainda poderá escrever e enviar novas mensagens. Porém, elas só serão entregues após a resposta do seu cliente.
Acompanhe o status de envio e visualização da sua mensagem através dos símbolos que indicam se a mensagem está aguardando para ser enviada (🕑), se foi enviadas (✔️✔️) e se foi visualizada (✔️✔️em azul).
Exemplos:
Mensagem aguardando para ser enviada (🕑)
Mensagem enviada após primeira resposta do cliente (✔️✔️)
Como cadastrar o número do WhatsApp dos meus clientes?
Para isso basta que o usuário se direcione para o módulo de “Clientes”, no menu lateral esquerdo e posteriormente clique na aba de “Contatos” à direita.
Ao clicar no lápis de edição ao lado direito do contato que deseja realizar o cadastro, o colaborador conseguirá inserir o número do cliente. Assim, os próximos chamados que este realizar via WhatsApp já serão identificados.
Como ativar as notificações a cada nova mensagem do WhatsApp?
Existem duas formas de realizar essa ativação:
Cenário 1
Configurações > Sistema > Notificações > Notificações de aplicativos e outros remetentes
O usuário deverá clicar no ícone de notificações do Windows, localizado no rodapé da tela do seu computador, e no canto superior direito, clique em “Gerenciar notificações”. Uma nova janela aparecerá, onde será necessário clicar em “Ativado” a opção de “Notificações” e, logo abaixo, ativar também as notificações do navegador que utiliza.
Cenário 2
Google Chrome > Ícone do cadeado > Notificações > Permitir
Acesse o site do Nibo e realize seu login, clique com o botão direito no ícone na barra de endereço do seu navegador e, em seguida, altere a opção de notificações para “Permitir”.
Como alterar a responsabilidade de um chamado no WhatsApp?
Para isso basta se direcionar para a aba de "Relacionamento”, localizado no menu lateral esquerdo, e localizar o atendimento em que deseja alterar a responsabilidade. Assim que a nova janela abrir, será possível realizar o processo clicando ao lado esquerdo em “Alterar responsável”, selecionando o novo colaborador e finalizando com “Salvar” .
Relacionamento > Atendimento > Alterar responsável > Salvar
Como as conversas no WhatsApp são encerradas?
Conversas via WhatsApp são encerradas devido aos seguintes motivos:
Inatividade - Caso não tenha mais nenhuma interação entre o escritório e o cliente por 24h.
Comando do responsável do atendimento - Caso o responsável por aquele chamado finalize a conversa, alterando o status para “concluído” e clicando em “enviar”.
Resposta do cliente via Portal do Cliente - Caso o seu cliente que abriu o chamado passe a interagir com o escritório pelo Portal do Cliente. Caso isto ocorra, as trocas ficarão disponíveis apenas via Portal do Cliente e não mais pelo WhatsApp.
Nas conversas realizadas via Whatsapp, o contador poderá reabrir o atendimento encerrado, clicando no botão “Iniciar conversa via Whatsapp” visível nos atendimentos que estejam em aberto (status “Novo”, “Em andamento” e “Com pendência”) e com a conversa via WhatsApp encerrada.
Como utilizar 'emojis' no atendimento via WhatsApp?
1) Se você utiliza Windows, para inserir emojis em suas conversas você possui um atalho clicando no botão de “Windows” do seu computador e no botão de ponto final (.) ao mesmo tempo, escolher o emoji desejado e para concluir basta clicar em “Enviar”.
2) Já se você utiliza o Mac, pressione Fn + E ou
+ E, e selecione Editar > Emoji e Símbolos.
Clique em um caractere ou símbolo para adicioná-lo ao seu texto (ou clique duas vezes se o Visualizador de Caracteres estiver expandido).
Para localizar rapidamente um emoji específico, insira uma palavra ou frase (como “rosto rindo”) no campo de busca e para ver variações de um emoji, como tons de pele diferentes, mantenha o clique no emoji no visualizador.