O primeiro passo da implementação consiste em realizar as configurações iniciais na ferramenta. Comece pelos dados do seu escritório, e para isso basta acessar o menu "Configurações" do seu Painel do Contador seguido da aba de "Escritório".

Preencha as informações de identificação do escritório, como nome, CNPJ, e-mail principal, CRC, endereço e outras informações relevantes como a sua logo, que será exibida em todos os e-mails disparados para seu cliente através do Nibo.

O campo "Sistema contábil" também é extremamente importante, e nele você deve informar qual é o sistema e a versão que você utiliza no seu escritório para posteriormente conseguir exportar o arquivo contábil no Nibo.

Sugerimos que você também ative a opção "Sincronizar clientes com GF do escritório" para que a lista de clientes seja automaticamente cadastrada na Gestão Financeira do seu escritório!

Por fim, clique sobre a opção "Habilitar funcionalidade de atendimento", para ativar essa funcionalidade. Lembre-se que o Atendimento é uma funcionalidade que está disponível somente para o Nibo Obrigações Plus.

Salve as configurações no fim da página e pronto! Seu escritório está pronto para uso.

Ainda em "Configurações", clique na aba "Equipe" e em seguida em "+ Novo usuário" para cadastrar os membros da equipe do seu escritório e configurar as permissões de acesso.

Para editar a permissão de acesso, escolha o perfil "Personalizado", indique o que o seu colaborador poderá ter acesso na ferramenta, e por fim clique em "Criar usuário" para validar e finalizar as configurações.

Caso deseje cadastrar um novo usuário administrador basta selecionar a opção "Administrador" no campo "Perfil de acesso".

Após esse cadastro do novo contato, ele receberá uma notificação por e-mail com dados de acesso, e poderá acessar o Nibo ao clicar no link recebido!

Agora que o escritório e sua equipe já estão configurados, comece a cadastrar seus clientes no Nibo, através do menu "Clientes" e siga o caminho:

Também é possível adicionar clientes em lote na opção "Importar clientes", e para isso basta preencher os dados essenciais colando as informações de uma planilha já criada, como esta do exemplo abaixo.

Assim que clicar em "+ Adicionar cliente" e em "Importar clientes", bastará você colar as informações desta sua planilha prévia, e clicar em "Próximo". Na segunda aba é necessário identificar no topo de cada coluna a que se refere cada um destes dados.

Caso tenha copiado as informações do cabeçalho da planilha também, você poderá assinalar a opção "Ignorar cabeçalho" para que esta informação não seja levada em consideração e apenas o conteúdo das demais linhas sejam importados.

Ao clicar novamente em "Próximo" você poderá revisar os dados importados, e se desejar poderá colocar mais uma empresa em "+ Adicionar nova empresa", preencher e salvar.

É possível também excluir algumas das empresas antes de concluir a importação, clicando no ícone de lixeira ao lado da empresa desejada.

Por fim, mais um detalhe desta página é que é possível assinalar em quais empresas você deseja enviar o e-mail de boas vindas após este cadastro, clicando em "Enviar e-mail" ao lado de cada empresa ou clicando em "Selecionar todos" no topo das colunas para assinalar em lote todas as empresas.

Ao finalizar o preenchimento dos campos obrigatórios, aparecerá a mensagem de conclusão e seu novo cliente já estará cadastrado. Viu como é simples?

Para começar clique no menu "Obrigações" e na aba de "Calendário", onde os vencimentos das obrigações e das tarefas do seu escritório serão exibidos de acordo com a visualização de sua preferência.

Na opção "Vencimentos" você verá as datas dos vencimentos estipuladas por lei, já em "Meta interna", serão exibidas as datas do prazo de antecedência que foi definido internamente pela sua empresa na configuração das obrigações, e você também pode filtrar no calendário "Por atividade" ou "Por cliente".

Existem algumas maneiras de adicionar o documento na "Conferência", dentre elas, caso tenha os arquivos das obrigações salvos no seu computador, basta abrir a sua pasta, arrastar e soltar a guia no centro da tela. Os robôs de leitura automática farão o trabalho de identificar o cliente, obrigação, competência, vencimento e valor, quando aplicável. Acesse a tela para começar o processo de envio clicando em "Obrigações" e em "Conferência".

Certifique-se de que o status encontra-se na cor "verde", indicando que o documento está pronto para ser enviado.

Depois, clique no checkbox ao lado ou em "Selecionar todos", e posteriormente em "Protocolar" ou "Protocolar todos", para enviar a guia a seu cliente ou para arquivá-la.

Outra forma de trazer os documentos para essa tela é através do Nibo Impressora ou pelo Nibo Assistente, extensões que integram com a tela de "Conferência".

Tudo o que é protocolado no Nibo Obrigações, estará salvo na aba de "Protocolos", que além de centralizar as informações dos envios e armazenamentos feitos, também possibilita a verificação dos detalhes do envio e do recebimento de cada documento.

Se quiser ver mais detalhes sobre o envio e recebimento desse documento, clique sobre o nome da obrigação e veja para quais contatos o arquivo foi enviado, quem recebeu, quem abriu o e-mail e quem visualizou o documento no portal do cliente.

A partir de agora, você já estará controlando os prazos do seu escritório e, o resultado dessa jornada será um controle assertivo, prático e simples, trazendo mais automação e segurança para a sua rotina.

O primeiro passo para criação do robô é verificar se a obrigação em questão já está cadastrada no sistema indo na "Lista de Obrigações".

Caso a obrigação não esteja cadastrada, você poderá criá-la em "+ Nova obrigação", e caso não saiba como fazer isso clique aqui para ver o passo a passo.

Agora, se a obrigação já estiver cadastrada, você deverá conferir se ela já possui robô padrão habilitado, verificando se há a "Robô padrão" na lista de obrigações como no exemplo abaixo:

Além disso, para ver se há a possibilidade de habilitar o robô padrão desta obrigação, ou para desabilitar basta clicar no lápis de edição ao lado, verificar o campo "Habilitar o robô padrão", e salvar.

Para criar o robô é necessário acessar a tela de "Conferência", e adicionar o arquivo PDF correspondente a essa obrigação. Para iniciar a configuração clique sobre o ícone do robô, ao lado direito do documento e em seguida, clique em "Começar".

Selecione a obrigação que será usada para protocolar os documentos identificados pelo robô e siga para a parte mais importante dessa configuração, que é a identificação.. Nesta etapa é necessário escolher os campos únicos, não variáveis que compõem o arquivo, ou seja, aqueles que são exclusivos para a identificação dessa obrigação.

Nesse caso, os campos: "Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro" e "Nota fiscal de serviços eletrônica - NFS-e" não sofrem nenhum tipo de alteração no layout, mesmo que essa emissão seja feita em outros meses e para outros clientes.

Siga para as etapas seguintes identificando todos os campos essenciais como: informações do seu cliente, competência, vencimento e valor, quando aplicável. No final do processo, basta salvar as configurações e pronto, seu robô personalizado será criado de forma simples e rápida!

Não esqueça de realizar o teste de identificação com outros arquivos de clientes diferentes para garantir que nenhuma informação importante ficou de fora desse processo.

Em casos do layout do documento de uma obrigação ser alterado, você pode editar a configuração do robô de forma bem simples, acessando a "Lista de robôs" e clicando no ícone de lápis para edição. No ícone de lixeira ao lado, você também poderá excluir uma versão do robô.

Agora, você terá a automação deste e de outros arquivos utilizados pelo seu escritório com este layout, com garantia de segurança e agilidade na entrega de obrigações!

Atualmente, o Nibo possui obrigações previamente cadastradas para facilitar e simplificar a sua gestão. Elas possuem recorrência fixa, já estão com regras de vencimento cadastradas de acordo com a legislação, por isso, fique tranquilo! Você só vai precisar alterar ou adicionar as obrigações municipais e/ou estaduais de acordo com a sua região.

Aqui é possível verificar a listagem completa de obrigações lidas automaticamente por meio de robô padrão.

Para acessar a "Lista de obrigações", é necessário clicar em "Obrigações" e depois em "Configurações". Se quiser editar alguma informação, utilize os filtros principais para encontrar o que deseja na lista das obrigações já criadas e clique no lápis de edição.

Caso queira controlar uma obrigação que não esteja na lista sugerida, você pode criar uma nova clicando em "+ Nova Obrigação" e depois em "Criar Personalizada".

Comece preenchendo o "Nome da obrigação" para identificá-la na ferramenta. Em seguida preencha o "Tipo de obrigação", que é uma informação importante pois irá determinar o comportamento de envio dos documentos anexos a cada obrigação protocolada. Temos três opções de tipo da obrigação: pagamento, cadastral ou declaração.

Agora que você já conhece os tipos de obrigação, e já selecionou o que melhor se adequa à sua necessidade, continue adicionando outras informações essenciais. Escolha o departamento e atribua um apelido a essa obrigação, ou seja, uma nomenclatura reduzida com até 6 caracteres alfanuméricos para facilitar a identificação da obrigação em outras partes da ferramenta.

Este campo deve ser habilitado para obrigações que possuem recorrência fixa e ao ativá-la, novos campos serão disponibilizados para preenchimento.

Você também pode inserir uma "Observação padrão" personalizada para cada obrigação mas, lembre-se que essa observação chegará todos os meses e para todos os clientes que receberem esse protocolo.

Por fim, verifique se você inseriu todas as informações de forma correta, clique em "Salvar" e, pronto, sua obrigação já está salva e você já pode começar a usar!

Agora que você já realizou as configurações essenciais e já começou a dar os primeiros passos na sua ferramenta, continue avançando na implementação e conheça mais sobre as funcionalidades de Tarefas e Processos:

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