Assista ao vídeo com o tutorial completo abaixo ou veja cada etapa no próximo tópico:

Existem algumas maneiras de criar uma tarefa no Nibo, uma delas é pelo botão de "+", no canto superior direito da tela. Repare que ele aparece em todas as telas, assim, caso esteja trabalhando em algum outro módulo, você pode criá-la sem mudar de página.

Outra forma é se direcionar para o módulo de "Tarefas e Processos", localizado no menu lateral esquerdo da tela.

As tarefas estarão classificadas em três status: Todas, A fazer e Concluídas, e ao clicar em "+ Nova tarefa" será possível criar sua tarefa, centralizando as demandas internas e rotineiras do seu escritório. Para esta criação basta preencher o nome da tarefa desejada, seguido do seu responsável e sua data prevista de conclusão.

⚠️ Observação: Caso seja aberta uma tarefa para outro usuário responsável, para que ele realize essa tarefa, ele será notificado pelo e-mail cadastrado na ferramenta e também na Central de notificações e a data prevista inserida será controlada no "Calendário" dela.

Seu cliente não será notificado da criação dessa tarefa, pois esse é um módulo desenvolvido apenas para gerenciar demandas internas e cotidianas do seu escritório.

Para facilitar a gestão, você pode consultar tarefas de forma individual por analista ou de forma geral, utilizando os filtros para refinar a busca.

Após a criação, você poderá adicionar outras informações relevantes para uma mesma tarefa clicando em "Detalhes". Com isso uma nova aba será aberta com opções de preenchimento como descrição, anexos e subtarefas.

Além disso, também será possível inserir comentários ao longo da execução dessa tarefa no canto direito dos detalhes da tarefa.

E você pode depois acompanhar estes comentários com autor, data e hora em que foram criados.

Caso deseje alterar o cliente vinculado a tarefa basta clicar em "Alterar" no campo "Cliente".

O departamento também é um campo opcional e caso deseje editar esta informação basta clicar em "Alterar" no campo "Departamento".

Para alterar o responsável por cada tarefa no escritório basta clicar em "Transferir" ao lado do campo "Responsável" e escolha o novo usuário desejado.

Para definir um novo prazo de conclusão para a tarefa basta clicar em "Alterar" em "Prazo de conclusão".

Na nova tela escolha o dia no calendário. E se desejar tornar esta tarefa recorrente clique em "Tornar recorrente" e configure conforme sua demanda.

No fim da página será possível ver em "Exibir atividades" as ações feitas na tarefa.

Caso deseje anexar algum arquivo referente a tarefa basta clicar em "Anexar arquivo".

Também é possível incluir subtarefas, que funcionarão como um "Checklist", uma lista de etapas a serem cumpridas dentro da mesma tarefa.

Ao criar uma tarefa, o usuário poderá incluí-la no "Calendário" desde que esteja com uma data prevista preenchida.

Você poderá definir a data ao criar uma tarefa ou clicando no botão de "Detalhes" ao lado do nome de uma tarefa já criada, e em "Alterar" no prazo de conclusão.

Na nova tela escolha o dia no calendário.

Para criar uma tarefa com recorrência, basta clicar no canto inferior direito, próximo ao "Prazo de conclusão", e em seguida em "Alterar".

Na nova tela clique em "Tornar recorrente" e configure conforme sua demanda.

Quando finalizar a tarefa, basta clicar na bola de conclusão, ao lado esquerdo do título. Essa ação também poderá ser feita ao clicar em "Marcar como concluído" nos detalhes da tarefa ou no calendário de vencimentos!

Antes de ativar um processo, é necessário criar no Nibo um modelo de processo. Isso quer dizer que você irá definir o formato, criar todas as etapas e tarefas necessárias para ela. Para criar um novo modelo de processo basta ir em Tarefas e processos, Configurações, e clicar em "+ Novo modelo".

Na nova tela, escolha se deseja tomar como base um modelo totalmente em branco, um modelo já criado ou um modelo do Nibo. Nesta última opção temos uns modelos básicos criados de REGISTRO - Alteração contratual, REGISTRO - Abertura de empresa, REGISTRO - Encerramento de empresa. Quando escolher o modelo que deseja, basta clicar em "Criar modelo".

A partir disso, basta clicar em "+ Nova tarefa", para começar a definir quais são as tarefas que deverão fazer parte da etapa 1 do seu processo.

O responsável pela tarefa será obrigatoriamente um dos usuários cadastrados como membro da equipe do escritório, e pode inclusive ser o usuário responsável pelo cliente no departamento desta tarefa. Você pode associar o mesmo responsável pelo processo inteiro ou escolher um responsável diferente, que será fixo para essa tarefa. Após a escolha do responsável, vamos adicionar o prazo de conclusão dessa tarefa considerando dias úteis ou corridos. Também é possível adicionar uma descrição padrão e adicionar subtarefas. Pronto, já podemos salvar a primeira tarefa!

A estrutura de criação do seu modelo de processo terá uma visualização em formato de quadros, o que facilita a identificação das etapas e das informações mais relevantes de cada tarefa.

Se você já finalizou este modelo, basta clicar em "Criar modelo" para salvar. E, não se preocupe, se for necessário, você poderá editar as configurações já criadas.

Pronto! Agora você já pode começar a criar processos de forma rápida e simples através dos modelos

Para iniciar um processo, é essencial que você já tenhacriado um modelo anteriormente conforme o passo a passo acima. Caso já tenha feito esta etapa você poderá criar seu novo processo indo em Tarefas e processos, Processos, e clicar em + Iniciar processo.

Primeiro, escolha o modelo a ser utilizado. Em seguida, escolha o responsável interno que será notificado por e-mail quando o processo for ativado e o cliente. Por fim, informe a data de início que será o ponto de partida de todas as tarefas incluídas neste processo.

Lembre que você poderá selecionar uma data futura e deixar o seu processo agendado.

Por fim, vamos clicar em "Salvar" e, pronto!

Caso queira mais informações, clique em "Detalhes" você será direcionado para a tela de detalhes do processo, onde poderá visualizar as etapas e tarefas em andamento.

Você também poderá criar processos com recorrência. Para isso, acesse Tarefas e processos, Configurações, e na aba Modelos de processos escolha o modelo que deseja editar, passe o mouse sobre o campo de "Editar recorrência".

Uma nova tela será aberta para que você escolha o responsável, a data de início e a recorrência que deseja aplicar a este processo.

Ainda na tela de "Configurações", você poderá editar e transferir responsabilidades. Busque nos filtros pelo responsável atual, o novo responsável e por fim o que deseja transferir.

Você poderá modificar os responsáveis de tarefas e processos em aberto, com ou sem recorrência ou, se desejar, também poderá transferir as tarefas dentro dos modelos já criados. A seleção pode ser em lote ou individual. Agora, é só clicar em "Transferir responsabilidade".

Caso você siga as instruções e fique alguma dúvida é só acionar o time de Atendimento pelo chat ou email contato@nibo.com.br :)

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