Assista ao vídeo com o tutorial completo abaixo ou veja cada etapa no próximo tópico:
Como criar um modelo de processo?
Antes de ativar um processo, é necessário criar no Nibo um modelo de processo. Isso quer dizer que você irá definir o formato, criar todas as etapas e tarefas necessárias para ela. Para criar um novo modelo de processo basta ir em Tarefas e processos, Configurações, e clicar em "+ Novo modelo".
Na nova tela, escolha se deseja tomar como base um modelo totalmente em branco, um modelo já criado ou um modelo do Nibo. Nesta última opção temos uns modelos básicos criados de REGISTRO - Alteração contratual, REGISTRO - Abertura de empresa, REGISTRO - Encerramento de empresa. Quando escolher o modelo que deseja, basta clicar em "Criar modelo".
A partir disso, basta clicar em "+ Nova tarefa", para começar a definir quais são as tarefas que deverão fazer parte da etapa 1 do seu processo.
O responsável pela tarefa será obrigatoriamente um dos usuários cadastrados como membro da equipe do escritório, e pode inclusive ser o usuário responsável pelo cliente no departamento desta tarefa. Você pode associar o mesmo responsável pelo processo inteiro ou escolher um responsável diferente, que será fixo para essa tarefa. Após a escolha do responsável, vamos adicionar o prazo de conclusão dessa tarefa considerando dias úteis ou corridos. Também é possível adicionar uma descrição padrão e adicionar subtarefas. Pronto, já podemos salvar a primeira tarefa!
Atenção: em caso de dias corridos, você deve indicar se o prazo de conclusão antecipa, atrasa ou não altera em finais de semana ou feriados nacionais.
A estrutura de criação do seu modelo de processo terá uma visualização em formato de quadros, o que facilita a identificação das etapas e das informações mais relevantes de cada tarefa.
Se você já finalizou este modelo, basta clicar em "Criar modelo" para salvar. E, não se preocupe, se for necessário, você poderá editar as configurações já criadas.
Pronto! Agora você já pode começar a criar processos de forma rápida e simples através dos modelos
Como iniciar um novo processo?
Para iniciar um processo, é essencial que você já tenhacriado um modelo anteriormente conforme o passo a passo acima. Caso já tenha feito esta etapa você poderá criar seu novo processo indo em Tarefas e processos, Processos, e clicar em + Iniciar processo.
Primeiro, escolha o modelo a ser utilizado. Em seguida, escolha o responsável interno que será notificado por e-mail quando o processo for ativado e o cliente. Por fim, informe a data de início que será o ponto de partida de todas as tarefas incluídas neste processo.
Lembre que você poderá selecionar uma data futura e deixar o seu processo agendado.
Por fim, vamos clicar em "Salvar" e, pronto!
Caso queira mais informações, clique em "Detalhes" você será direcionado para a tela de detalhes do processo, onde poderá visualizar as etapas e tarefas em andamento.
Como criar processos recorrentes?
Você também poderá criar processos com recorrência. Para isso, acesse Tarefas e processos, Configurações, e na aba Modelos de processos escolha o modelo que deseja editar, passe o mouse sobre o campo de "Editar recorrência".
Uma nova tela será aberta para que você escolha o responsável, a data de início e a recorrência que deseja aplicar a este processo.
Como transferir responsabilidades em processos?
Ainda na tela de "Configurações", você poderá editar e transferir responsabilidades. Busque nos filtros pelo responsável atual, o novo responsável e por fim o que deseja transferir.
Você poderá modificar os responsáveis de tarefas e processos em aberto, com ou sem recorrência ou, se desejar, também poderá transferir as tarefas dentro dos modelos já criados. A seleção pode ser em lote ou individual. Agora, é só clicar em "Transferir responsabilidade".
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